Un bulletin interne personnalisé offre à vos employés des mises à jour pertinentes et engageantes qui se démarquent du bruit. En utilisant la personnalisation, la traduction et les emails planifiés, les employés sont plus susceptibles d'ouvrir des emails qui les adressent par leur nom et contiennent du contenu pertinent pour eux. Un contenu multilingue adapté et une livraison en temps opportun garantissent que les actualités importantes sont lues. Le cas d'utilisation ci-dessous vous aidera à comprendre comment combiner un ensemble spécifique de fonctionnalités de Staffbase Email pour augmenter la portée de vos bulletins.

Problem Statement : Les emails internes génériques et mal chronométrés entraînent un faible engagement et des mises à jour critiques manquées, en particulier pour les équipes dispersées, créant des lacunes de communication.

Business Objective : Augmenter les taux d'ouverture et l'engagement des employés en mettant en œuvre une stratégie de bulletin personnalisé avec les fonctionnalités de Staffbase Email pour favoriser une main-d'œuvre informée et connectée.

Staffbase Features :

• Étiquettes de personnalisation : Incluez automatiquement le nom de chaque destinataire dans le corps de l'email, la ligne d'objet ou le texte d'accroche pour une touche directe et personnelle.
• Ciblage des blocs : Attribuez des règles de ciblage aux blocs de contenu, en définissant pour quels groupes d'utilisateurs ou utilisateurs chaque bloc est destiné.
• Multi-Language : Créez et envoyez un bulletin en plusieurs langues afin que les employés reçoivent l'email dans leur langue préférée.
• Planification : Planifiez la livraison pour le moment optimal en utilisant la fonctionnalité de planification. Vous pouvez coordonner les envois à l'avance et planifier les bulletins pour qu'ils atteignent les boîtes de réception lorsque les employés sont les plus susceptibles de les lire.
• Suivis : Envoyez des emails de suivi à ceux qui n'ont pas ouvert le premier envoi, renforçant les messages clés sans effort manuel.

Audience : Ce cas d'utilisation est particulièrement important pour les employés facilement submergés par l'information ou ayant des besoins de communication spécifiques, ainsi que pour les employés mondiaux, car ils ont besoin d'actualités dans leur propre langue et alignées sur leur fuseau horaire.

Outcome : Les bulletins personnalisés augmentent la portée et l'engagement, entraînant des taux d'ouverture et de clics plus élevés. Les communications clés, telles que les annonces stratégiques, les changements de politique ou les alertes urgentes, ont un impact plus important et renforcent l'alignement des employés avec les objectifs de l'organisation.

Vous pouvez utiliser ce guide étape par étape pour configurer ce cas d'utilisation dans Staffbase.

Créer un Email

1. Dans le Studio, accédez à Email > Aperçu > Créer un Email.
2. Modifiez le titre interne et l'audience cible.
3. Cliquez sur Suivant.
4. Sélectionnez Email Designer.
5. Faites glisser et déposez des mises en page de blocs, des éléments et des blocs rapides depuis le panneau de conception dans la zone d'édition et d'aperçu.
6. Cliquez sur Enregistrer

En savoir plus sur la création d'un email dans Staffbase Email.

Personnaliser les Emails avec des Noms

1. Dans le Studio, accédez à Email > un brouillon ou modèle > le Email Designer.
2. Cliquez sur un élément de texte tel qu'une salutation ou une ligne d'ouverture dans votre brouillon de bulletin.
3. Dans la barre d'outils, cliquez sur Personnaliser et sélectionnez {{firstName}}, {{lastName}}.
4. Dans le panneau Paramètres du texte sous Texte de secours, fournissez la valeur de secours pour les étiquettes.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Sous Contenu, cliquez sur Personnaliser pour ajouter des étiquettes de personnalisation à votre ligne d'objet ou texte d'accroche.

En savoir plus sur la personnalisation des emails avec des noms dans Staffbase Email.

Définir la visibilité du bloc pour votre audience

1. Dans le Studio, allez dans Email > l'email que vous avez créé.
2. Sélectionnez le bloc que vous souhaitez cibler.
3. Dans le menu des actions du bloc, cliquez sur Visibilité du bloc. La boîte de dialogue Visibilité du bloc s'ouvre.
4. Sélectionnez Utilisateurs et groupes spécifiques. La boîte de dialogue s'agrandit.
5. Dans le menu déroulant, sélectionnez tous les utilisateurs et groupes d'utilisateurs que vous souhaitez cibler.
6. Cliquez sur Appliquer.
7. Cliquez sur Enregistrer.

En savoir plus sur le ciblage des blocs pour des utilisateurs et groupes d'utilisateurs spécifiques dans Staffbase Email.

Ajouter une Langue avec Traduction Automatique

1. Dans l'email que vous venez de créer, cliquez sur le bouton +.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez une ou plusieurs langues.
3. Cliquez sur Appliquer.
4. Sélectionnez Copier et traduire automatiquement.
5. Dans le menu déroulant Copier le contenu de, sélectionnez la langue à partir de laquelle le contenu doit être copié.
6. Cliquez sur Ajouter.
7. Vérifiez la traduction des nouveaux emails et modifiez, si nécessaire.
8. Cliquez sur Suivant.
9. Dans la section Contenu, sélectionnez une option dans le menu déroulant Langue de secours.
10. Ajoutez le Sujet, le Texte d'accroche et les Pièces jointes pour chaque version linguistique de votre email.

En savoir plus sur les différentes manières de créer des emails multilingues avec Staffbase Email.

Sélectionner l'Audience Cible et Planifier la Livraison

1. Dans l'email que vous souhaitez planifier, cliquez sur Suivant.
2. Dans la section Paramètres, sélectionnez l'Audience Cible.
3. Vérifiez que les champs suivants contiennent des informations précises : 
   - Adresse de l'expéditeur
   - Nom de l'expéditeur
   - Option de réponse
   - Campagne
   - Sujet
   - Texte d'accroche
   - Pièces jointes
4. Dans Options d'envoi, sélectionnez Planifier pour plus tard.
5. Sélectionnez la Date et l'Heure à laquelle vous souhaitez planifier l'email.
6. Cliquez sur Planifier et confirmez la boîte de dialogue avec Planifier.

En savoir plus sur la planification avec Staffbase Email.

Affiner et améliorer votre configuration d'envoi

1. Envoyer des emails de suivi pour augmenter encore plus vos taux d'ouverture.
   Renvoyez des messages aux non-ouvreurs ou à l'audience d'origine directement depuis l'onglet des analyses d'email.
2. Envoyer depuis plusieurs domaines pour assurer une marque claire et cohérente et personnaliser encore plus.
   Gérez les communications pour différentes marques, départements ou régions à partir d'un seul compte.
3. Apprenez des données et identifiez les bons créneaux horaires d'envoi. 
   Suivez vos emails et examinez vos taux d'ouverture pour voir s'il existe des corrélations entre les ouvertures à certains moments de la journée ou jours de la semaine

Voici différentes façons de suivre le succès de ce cas d'utilisation.

Taux d'ouverture et portée

• Surveillez le taux d'ouverture unique dans les analyses de Staffbase Email et comparez les taux d'ouverture avant et après avoir apporté des modifications.

• Analysez les ouvertures totales et spécifiques à un groupe, et ajustez les horaires d'envoi ou le contenu pour les segments avec un faible engagement.

Clics et engagement du contenu

• Si votre newsletter inclut des liens, utilisez le suivi du taux de clics et quels liens ont été les plus populaires. Le graphique Email Funnel montre quel pourcentage de ceux qui ont ouvert l'email ont cliqué sur un lien. 

• Un taux de clics élevé signifie que votre contenu était convaincant et a incité à l'action.

Retour d'information et sentiment des employés

• Envisagez d'intégrer un sondage ou un bouton de réaction dans votre newsletter, votre application ou intranet pour mesurer la satisfaction. Staffbase Email permet même d'ajouter un bloc de sondage pour recueillir des commentaires instantanés dans l'email. 

• Des retours positifs, des anecdotes ou même des éloges de la direction signalent un impact croissant.

Staffbase a quelques recommandations pour garantir la meilleure expérience pour vos utilisateurs.

 

Adapter le contenu à votre audience

• Ciblez vos newsletters et utilisez les rôles, départements et emplacements pour segmenter, adressez-vous aux personnes par leur nom et présentez des histoires pertinentes pour chaque groupe. Remplacez le contenu universel et stimulez l'engagement.
• Utilisez un ton conversationnel et inclusif et évitez le jargon d'entreprise lourd, afin que les messages soient clairs pour tout le monde et paraissent humains, ce qui renforce la confiance et la lecture.

 

Optimiser le timing et la fréquence

• Programmez la livraison en utilisant les données internes sur les pics de consultation des emails, en tenant compte des travailleurs postés et des fuseaux horaires, pour respecter le temps des employés et maximiser les ouvertures et la lecture.
• Définissez et respectez un rythme réaliste (hebdomadaire, bi-hebdomadaire ou mensuel) en utilisant le calendrier éditorial pour établir des attentes, créer une habitude et une confiance, et offrir de la valeur sans surcharger les boîtes de réception ou donner l'impression de spam.

 

Concevoir pour l'engagement

• Rédigez des lignes d'objet courtes, spécifiques et axées sur les avantages (par exemple, des questions ou une valeur claire) et associez-les à un texte d'accroche informatif pour faire une première impression convaincante.
• Augmentez la participation en ajoutant des éléments interactifs simples comme des sondages ou des retours en un clic pour rendre l'engagement rapide et amusant tout en capturant les contributions.

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Histoires de clients

Découvrez comment d'autres clients de Staffbase utilisent avec succès ce cas d'utilisation.

• Cosentino : la petite équipe de communication interne a utilisé Staffbase Email pour envoyer des newsletters personnalisées de manière efficace et cohérente à l'ensemble de leur personnel, en utilisant un calendrier de contenu et plus de 50 modèles de marque. En ciblant les messages, ils ont atteint un taux d'ouverture de 70 % en moyenne, reflétant un contenu hautement pertinent pour les employés. Dès le premier mois, l'équipe a pu atteindre efficacement les 5 900 employés – une amélioration considérable de l'engagement. Comme l'a noté Maria Luisa Garcia Perez, Directrice Générale des Communications Internes Globales : « Grâce à une planification structurée et à des messages personnalisés, nous avons atteint un taux d'ouverture moyen de 70 %. C'est ainsi que nous nous assurons que notre communication résonne réellement avec les employés. »
• Toyota Finance Australia : Avec une seule personne gérant la communication interne, Toyota Finance a utilisé Staffbase Email et les services de design de Staffbase pour créer une newsletter simplifiée et conforme à la marque. Des analyses détaillées comme les taux de clics et les cartes de chaleur ont fourni des insights basés sur les données, aidant à affiner le contenu et à renforcer l'engagement. Le processus repensé a considérablement réduit le temps de production, permettant des envois hebdomadaires efficaces, tandis que les employés étaient plus enclins à lire et à interagir avec les mises à jour, une nette amélioration de l'engagement et de l'impact de la communication.

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Ressources supplémentaires

• Parcours d'apprentissage Staffbase Email
• Cours d'apprentissage sur les bases de la conception d'email efficace
• 4 façons d'inciter plus d'employés à ouvrir vos emails internes

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Informations supplémentaires utiles

• Personnaliser les emails avec des noms dans Staffbase Email
• Ciblage des blocs pour des utilisateurs et groupes d'utilisateurs spécifiques dans Staffbase Email
• Créer un canal d'actualités interactif
• Planification avec Staffbase Email
• Envoyer des emails de suivi dans Staffbase Email
• Aperçu des analyses de Staffbase Email