Ein personalisierter interner Newsletter bietet Ihren Mitarbeitenden relevante, ansprechende Updates, die sich von der Masse abheben. Durch die Verwendung von Personalisierung, Übersetzung und geplanten E-Mails öffnen Mitarbeitende eher E-Mails, die sie mit ihrem Namen ansprechen und für sie relevante Inhalte enthalten. Maßgeschneiderte, mehrsprachige Inhalte und rechtzeitige Zustellung sorgen dafür, dass wichtige News gelesen werden. Der folgende Anwendungsfall hilft Ihnen zu verstehen, wie Sie eine spezifische Reihe von Staffbase E-Mail-Features kombinieren können, um die Reichweite Ihrer Newsletter zu erhöhen.

Dieser Artikel umfasst:

Wichtige Fakten  | Schritte  | Erfolg messen |  Tipps  | Kundenbeispiele | Zusätzliche Ressourcen 

Problemstellung: Generische und schlecht getimte interne E-Mails führen zu geringer Interaktion und verpassten kritischen Updates, insbesondere bei verstreuten Teams, was Kommunikationslücken schafft.

Zielsetzung: Erhöhung der Öffnungsraten und Interaktion der Mitarbeitenden durch die Implementierung einer personalisierten Newsletter-Strategie mit den Features von Staffbase E-Mail, um eine informierte und verbundene Belegschaft zu fördern.

Staffbase-Features:

• Personalisierungs-Tags: Automatisches Einfügen des Namens jedes Empfängers in den E-Mail-Text, die Betreffzeile oder den Vorschautext für eine direkte, persönliche Note.
• Block-Targeting: Weisen Sie Inhaltsblöcken Targeting-Regeln zu und legen Sie fest, für welche Nutzergruppen oder Nutzer jeder Block bestimmt ist.
• Mehrsprachig: Erstellen und Versenden eines Newsletters in mehreren Sprachen, damit Mitarbeitende die E-Mail in ihrer bevorzugten Sprache erhalten.
• Einplanen: Planen Sie die Zustellung für den optimalen Zeitpunkt mit der Einplanen-Funktion. Sie können Sendungen im Voraus koordinieren und Newsletter so einplanen, dass sie im Posteingang landen, wenn die Mitarbeitenden sie am ehesten lesen.
• Follow-Ups: Senden Sie Follow-up-E-Mails an diejenigen, die die erste Sendung nicht geöffnet haben, um wichtige Nachrichten ohne manuellen Aufwand zu verstärken.

Zielgruppe: Mitarbeitende, die leicht von Informationen überwältigt werden, sowie globale Teams, da sie Nachrichten in ihrer eigenen Sprache und abgestimmt auf ihre Zeitzone benötigen.

Ergebnis: Personalisierte Newsletter erhöhen die Reichweite und Interaktion, was zu höheren Öffnungs- und Klickraten führt. Wichtige Mitteilungen, wie strategische Ankündigungen, Richtlinienänderungen oder dringende Warnungen, erzielen eine größere Wirkung und stärken die Ausrichtung der Mitarbeitenden auf die Unternehmensziele.

Sie können diese Schritt-für-Schritt-Anleitung verwenden, um diesen Anwendungsfall in Staffbase einzurichten.

E-Mail erstellen

1. Klicken Sie im Studio auf E-Mail > Übersicht > E-Mail erstellen.
2. Bearbeiten Sie den internen Titel und die Zielgruppe.
3. Klicken Sie auf Weiter.
4. Wählen Sie E-Mail-Designer aus.
5. Ziehen Sie Blocklayouts, Elemente und Schnellblöcke aus dem Designer-Panel in den Editor- und Vorschau-Bereich.
6. Klicken Sie auf Speichern

Erfahren Sie mehr über das Erstellen einer E-Mail in Staffbase E-Mail.

E-Mails mit Namen personalisieren

1. Navigieren Sie im Studio zu E-Mail > der E-Mail, die Sie erstellt haben.
2. Klicken Sie auf ein Textelement wie eine Begrüßung oder eine Einleitung in Ihrem Newsletter-Entwurf.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Personalisieren und wählen Sie {{firstName}}, {{lastName}} aus.
4. Geben Sie im Textoptionen-Panel unter Fallback-Text den Fallback-Wert für die Tags an.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Klicken Sie unter Inhalt auf Personalisieren , um Personalisierungstags zu Ihrer Betreffzeile oder Ihrem Vorschautext hinzuzufügen.

Erfahren Sie mehr über das Personalisieren von E-Mails mit Namen in Staffbase E-Mail.

Block-Sichtbarkeit für die Zielgruppe definieren

1. Navigieren Sie im Studio zu E-Mail > der E-Mail, die Sie erstellt haben.
2. Wählen Sie den Block aus, den Sie targeten.
3. Klicken Sie im Aktionsmenü des Blocks auf Block-Sichtbarkeit. Der Dialog Block-Sichtbarkeit öffnet sich.
4. Wählen Sie Bestimmte Nutzer und Gruppen aus. Der Dialog erweitert sich.
5. Wählen Sie im Dropdown alle Nutzer und Nutzergruppen aus, die Sie ansprechen möchten.
6. Klicken Sie auf Übernehmen.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Erfahren Sie mehr über das Targeting von Blöcken für bestimmte Nutzer und Nutzergruppen in Staffbase E-Mail.

Sprache mit automatischer Übersetzung hinzufügen

1. Klicken Sie in der gerade erstellten E-Mail auf die + Schaltfläche.
2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü eine oder mehrere Sprachen aus.
3. Klicken Sie auf Übernehmen.
4. Wählen Sie Übernehmen und automatisch übersetzen aus.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü Inhalt übernehmen von die Sprache aus, aus der der Inhalt kopiert werden soll.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen.
7. Überprüfen Sie die Übersetzung der neuen E-Mails und bearbeiten Sie sie bei Bedarf.
8. Klicken Sie auf Weiter.
9. Wählen Sie im Abschnitt Inhalt eine Option aus dem Dropdown-Menü Fallback-Sprache aus.
10. Fügen Sie den Betreff, den Vorschautext und die Anhänge für jede Sprachversion Ihrer E-Mail hinzu.

Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Möglichkeiten der Erstellung mehrsprachiger E-Mails mit Staffbase E-Mail.

Zielgruppe auswählen und Zustellung einplanen

1. Klicken Sie in der E-Mail, die Sie einplanen möchten, auf Weiter.
2. Wählen Sie im Abschnitt Optionen die Zielgruppe aus.
3. Überprüfen Sie, ob die folgenden Felder korrekte Informationen enthalten: 
   - Absenderadresse
   - Absendername
   - Antwortoption
   - Kampagne
   - Betreff
   - Vorschautext
   - Anhänge
4. Wählen Sie in Sendeoptionen die Option Für später einplanen aus.
5. Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus, zu der Sie die E-Mail einplanen möchten.
6. Klicken Sie auf Einplanen und bestätigen Sie den Dialog mit Einplanen.

Erfahren Sie mehr über Planung mit Staffbase E-Mail.

Sendeeinstellungen verfeinern und verbessern

1. Folge-E-Mails senden, um Ihre Öffnungsraten weiter zu steigern.
   Nachrichten an Nicht-Öffner oder die ursprüngliche Zielgruppe direkt aus dem E-Mail-Statistiken-Tab erneut senden.
2. Von mehreren Domains senden, um klares und konsistentes Branding zu gewährleisten und noch mehr zu personalisieren.
   Kommunikation für verschiedene Marken, Abteilungen oder Regionen von einem einzigen Konto aus verwalten.
3. Aus den Daten lernen und gute Sendezeitfenster identifizieren. 
   Verfolgen Sie Ihre E-Mails und betrachten Sie Ihre Öffnungsraten, um zu sehen, ob es Korrelationen zwischen Öffnungen zu bestimmten Tageszeiten oder Wochentagen gibt.

Dies sind verschiedene Möglichkeiten, wie Sie den Erfolg dieses Use Cases verfolgen können.

Öffnungsrate und Reichweite

• Überwachen Sie die einzigartige Öffnungsrate in den Staffbase E-Mail-Statistiken und vergleichen Sie die Öffnungsraten vor und nach Änderungen.

• Analysieren Sie die Gesamtöffnungen und gruppenspezifische Öffnungen und passen Sie die Sendezeiten oder den Inhalt für Segmente mit geringer Interaktion an.

Klickrate und Inhaltsinteraktion

• Eine hohe Klickrate zeigt, dass Ihre Inhalte ansprechend waren und zum Handeln motiviert haben.
• Überwachen Sie die Öffnungsrate und welche Links am beliebtesten waren, oder prüfen Sie im E-Mail-Funnel-Diagramm, wie viele der Empfänger nach dem Öffnen der E-Mail auf einen Link geklickt haben.

Mitarbeiterfeedback & Stimmung

• Binden Sie eine Umfrage in Ihren Newsletter, Ihre App oder Ihr Intranet ein, um die Zufriedenheit zu messen. 

• Positives Feedback, Anekdoten oder sogar Lob von Führungskräften signalisieren eine wachsende Bedeutung.

Für ein optimales Nutzererlebnis hat Staffbase folgende Tipps für Sie zusammengestellt.

 

Inhalt auf Ihre Zielgruppe zuschneiden

• Richten Sie Ihre Newsletter gezielt aus und personalisieren Sie Inhalte für bestimmte Rollen, Abteilungen und Standorte.
• Schaffen Sie Vertrauen und steigern Sie die Leserschaft durch eine dialogorientierte, inklusive Sprache und verzichten Sie auf übermäßigen Fachjargon.

 

Timing und Frequenz optimieren

• Respektieren Sie die Zeit Ihrer Mitarbeitenden und berücksichtigen Sie Schichtarbeit, indem Sie E-Mails dann versenden, wenn sie von den meisten Mitarbeitenden gelesen werden können.
• Legen Sie mithilfe des Redaktionskalenders eine realistische Frequenz fest (wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich), um Erwartungen zu setzen, Gewohnheiten aufzubauen und echten Mehrwert zu liefern.

 

Interaktionsförderndes Design

• Formulieren Sie kurze, konkrete Betreffzeilen, die Neugierig machen, und aussagekräftige Vorschautexte, um einen überzeugenden ersten Eindruck zu machen.
• Steigern Sie die Interaktion mit einfachen interaktiven Elementen wie Umfragen oder Feedback-Buttons.

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Kundenbeispiel

Erfahren Sie, wie andere Staffbase-Kunden diesen Use Case erfolgreich einsetzen.

• Cosentinos kleines internes Kommunikationsteam nutzte Staffbase E-Mail, um maßgeschneiderte Newsletter effizient und konsistent an die gesamte Belegschaft zu senden, indem sie einen Inhaltskalender und über 50 gebrandete Vorlagen verwendeten. Durch gezielte Nachrichten erreichten sie eine durchschnittliche Open-Rate von 70%, was hochrelevante Inhalte für die Mitarbeitenden widerspiegelt. Bereits im ersten Monat konnte das Team alle 5.900 Mitarbeitenden effektiv erreichen – eine enorme Verbesserung der Interaktion. Wie Maria Luisa Garcia Perez, Global Internal Communications GM, feststellte: „Dank strukturierter Planung und maßgeschneiderter Nachrichten haben wir eine durchschnittliche Open-Rate von 70% erreicht. So stellen wir sicher, dass unsere Kommunikation bei den Mitarbeitenden tatsächlich ankommt.“
• Toyota Finance Australia: Mit nur einer Person, die die interne Kommunikation verwaltet, nutzte Toyota Finance Staffbase E-Mail und Staffbase-Designservices, um einen optimierten, markenkonformen Newsletter zu erstellen. Detaillierte Statistiken wie Klickraten und Heatmaps lieferten datengestützte Einblicke, die halfen, den Inhalt zu verfeinern und die Interaktion zu steigern. Der überarbeitete Prozess reduzierte die Produktionszeit erheblich, was effiziente wöchentliche Sendungen ermöglichte, während die Mitarbeitenden eher bereit waren, Updates zu lesen und mit ihnen zu interagieren, was eine deutliche Verbesserung der Interaktion und des Kommunikationseffekts darstellte.

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Zusätzliche Ressourcen

• Staffbase E-Mail eLearning-Pfad
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• Grundlagen für effektives E-Mail-Design eLearning-Kurs
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• 4 Ways to Get More Employees to Open Your Internal Emails

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Zusätzliche hilfreiche Informationen

• E-Mails mit Namen in Staffbase E-Mail personalisieren
• Targeting von Blöcken für bestimmte Nutzer und Nutzergruppen in Staffbase E-Mail
• Interaktiven News-Kanal erstellen
• Planen mit Staffbase E-Mail
• Follow-Up-E-Mails in Staffbase E-Mail senden
• Übersicht der Staffbase E-Mail-Statistiken