Das Onboarding in einem neuen Unternehmen kann überwältigend und chaotisch sein, wenn es nicht gut strukturiert ist. Staffbase ist der Meinung, dass Personalabteilungen in der Lage sein müssen, automatisierte, personalisierte Nachrichten zu senden, um neue Mitarbeitende von Anfang an und darüber hinaus zu begleiten. Mit strukturierten Inhaltszeitplänen in Journeys und den reichhaltigen Medientools von Staffbase können Sie sicherstellen, dass wichtige Momente enthalten und ansprechend gestaltet sind. Indem Unsicherheiten reduziert und Verbindungen gefördert werden, bereitet Journeys neue Mitarbeitende von Anfang an auf maximale Erfolge vor.

Wichtige Fakten | Schritte | Erfolg messen | Tipps | Kundenbeispiel | So sehen Onboarding Journeys für Nutzer aus

Problemstellung: Generische Onboarding-Programme liefern allen Mitarbeitenden die gleichen Informationen, und neue Mitarbeitende haben möglicherweise Schwierigkeiten, die Informationen zu filtern, die sie tatsächlich benötigen.

Zielsetzung: Bieten Sie ein personalisiertes Onboarding-Erlebnis, das neuen Mitarbeitenden hilft, sich schnell informiert, unterstützt und verbunden zu fühlen, um die Bindung und die Produktivität zu fördern.

Staffbase-Features:

• Journeys: Führen Sie neue Mitarbeitende durch ein schrittweises digitales Onboarding-Erlebnis mit personalisierten Inhalten, Aufgaben und Erinnerungen.
• Journey-Navigator: Aktivieren Sie diese Funktion, um Mitarbeitenden eine klare Übersicht über alle ihre Journeys an einem Ort zu bieten, damit sie den Fortschritt verfolgen und engagiert bleiben können.

Zielgruppe: Neue Mitarbeitende in allen Abteilungen und Standorten, einschließlich Büro-, Remote- und Frontline-Mitarbeitende.

Ergebnis: Neue Mitarbeitende erhalten im richtigen Moment schnellen Zugang zu genau dem Wissen, den Tools und Ressourcen, die sie benötigen, was zu einer schnelleren Integration, verbesserter Interaktion und einer stärkeren Verbindung zur Unternehmenskultur führt.

Sie können diese Schritt-für-Schritt-Anleitung verwenden, um dieses Praxisbeispiel in Staffbase einzurichten.

Bedingte Gruppe für neue Mitarbeitende erstellen

1. Navigieren Sie im Studio zu Nutzer > Gruppen.
2. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
3. Tragen Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Gruppe ein und wählen Sie die Gruppen oder Nutzer aus, die die Gruppe verwalten sollen.
4. Wählen Sie unter Art die Option Intern aus.
5. Wählen Sie unter Nutzer hinzufügen die Option Basierend auf Bedingungen aus.
6. Klicken Sie unter Einschlussbedingungen auf Gruppenbedingung hinzufügen.
7. Wählen Sie eine Profilfeldbedingung und einen Wert aus, die den Onboarding-Status indizieren, und klicken Sie auf Erstellen.

Erfahren Sie mehr über das Erstellen bedingter Gruppen.

Journey-Navigator erstellen und als mobilen Quicklink hinzufügen

1. Navigieren Sie im Studio zu Inhalt > Journeys > Journey Navigator.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen.
3. Geben Sie den Namen für den Journey-Navigator ein und klicken Sie auf Journey Navigator hinzufügen.
4. Erstellen Sie eine Landingpage und klicken Sie auf Seite veröffentlichen.
5. Klicken Sie auf Link kopieren.
6. Fügen Sie den Journey Navigator als mobilen Quicklink hinzu.

Erfahren Sie mehr über das Erstellen des Journey-Navigators und das Hinzufügen zu Ihrer App oder Ihrem Intranet als Quicklink, im Menü oder auf einer Seite.

Onboarding-Journey einrichten

1. Navigieren Sie im Studio zu Inhalt > Journeys > Journey hinzufügen.
2. Geben Sie einen Namen für die Journey an, wählen Sie einen Space aus und fügen Sie Beitragende hinzu.
3. Klicken Sie auf Journey hinzufügen.
4. Klicken Sie auf Startpunkt festlegen.
5. Wählen Sie Onboarding neuer Gruppenmitglieder und klicken Sie auf Weiter.
6. Wählen Sie unter Sichtbarkeit in der App die gerade erstellte bedingte Gruppe aus.
7. Wählen Sie unter Erneuter Beitritt die Option Nutzer setzt die Journey fort aus.
8. Wählen Sie unter Gruppenmitglieder die Option Nur neue Gruppenmitglieder aus.
9. Aktivieren Sie die Option Eingeladene Nutzer starten die Journey, um die Journey für Nutzer zu starten, sobald sie der verbundenen Gruppe hinzugefügt werden.
10. Klicken Sie auf Fertig.

Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Journeys und das Festlegen eines Startpunkts.

Schritte der Onboarding Journey erstellen

1. Navigieren Sie im Studio zu der Onboarding-Journey, die Sie gerade erstellt haben, klicken Sie auf Erste Etappe erstellen und geben Sie einen Titel ein.
2. Fügen Sie unter Inhalt den gewünschten Inhalt hinzu.
3. Wählen Sie unter Veröffentlichung die Option Sofort aus und klicken Sie auf Speichern.
4. Klicken Sie auf den Pfeil, um zur Journey-Seite zurückzukehren, klicken Sie auf Etappe hinzufügen und fügen Sie den gewünschten Inhalt hinzu.
5. Wählen Sie unter Veröffentlichung die Option Geplant aus und definieren Sie, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit der Schritt empfangen werden soll.
6. Klicken Sie auf Speichern.
7. Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 6 für alle Schritte der Onboarding-Journey.
8. Klicken Sie auf Journey aktivieren.

Erfahren Sie mehr über das Erstellen des ersten Journey-Schritts.

Testen, Überwachen und Anpassen der Onboarding-Journey

1. Führen Sie einen Test durch, um sicherzustellen, dass die Onboarding-Journey ordnungsgemäß funktioniert.
   Erstellen Sie einen Testnutzer mit dem Profilfeldwert, der der Bedingungsgruppe entspricht. Überprüfen Sie, ob der Testnutzer automatisch zur Bedingungsgruppe hinzugefügt wurde. Melden Sie sich mit den Anmeldedaten des Testnutzers an, um zu bestätigen, dass die Onboarding-Journey automatisch startet.
2. Sammeln und implementieren Sie Feedback von Mitarbeitenden, die die Onboarding-Journey abgeschlossen haben, um mögliche Lücken zu schließen. 
   Bleiben Sie in stetigem Austausch mit Ihrer HR- oder IT-Abteilung, um sicherzustellen, dass der Profilfeldwert, der in der Bedingungsgruppe verwendet wird, unverändert bestehen bleibt.
3. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiterdaten genau sind.
   Informationen wie Startdaten, Rollen und andere Profilfelder sollten regelmäßig zwischen den Systemen synchronisiert werden, damit Gruppen und Auslöser korrekt funktionieren.

Dies sind verschiedene Möglichkeiten, wie Sie den Erfolg dieses Praxisbeispiels verfolgen können.

Feedback einholen

• Messen Sie die Zufriedenheit mit dem Onboarding-Prozess im Laufe oder am Ende der Journey.
• Erstellen Sie eine Befragung, um Feedback zum digitalen Onboarding-Prozess zu sammeln.

Onboarding-Journey optimieren

• Überprüfen und verfeinern Sie kontinuierlich die Onboarding-Journeys mit den Hauptbeteiligten und Mitarbeitenden.
• Stellen Sie sicher, dass die Journey-Schritte für zukünftige neue Mitarbeitende relevant und effektiv bleiben.

Änderungen an Onboarding-KPIs messen

• Erstellen Sie eine Befragung, um am Ende der ersten Woche und des ersten Monats Feedback zu sammeln, um Kennzahlen wie Bindung, Zeit bis zur Produktivität und Zufriedenheit neuer Mitarbeitender zu verfolgen.
• Erstellen Sie Fragen, die die Erfahrungen von Mitarbeitenden mit digitalem Onboarding mit jenen vergleichen, die ein traditionelles Onboarding erhalten haben, um zu verstehen, wie die Journey die Bindung und Leistung verändert hat.

Staffbase hat einige Empfehlungen, um die beste Erfahrung für Ihre Nutzer sicherzustellen.

 

Planen und Strukturieren der Journey

• Erstellen Sie eine Journey-Navigator-Landingpage mit allgemeinen Informationen zu Journeys, die allen Mitarbeitenden angezeigt wird, auch wenn ihnen keine Journey zugewiesen wurde.
• Definieren Sie wichtige Meilensteine wie eine Woche vor dem Start, Tag 1, Woche 1 und Monat 1 und planen Sie die Inhalte, die neue Mitarbeitende in jeder Phase erhalten sollen.
• Verwenden Sie automatisierte Auslöser (wie Startdaten oder App-Registrierungen), um sicherzustellen, dass der Inhalt zur richtigen Zeit geliefert wird.

 

Nachrichten personalisieren und Zielgruppe einbinden

• Passen Sie Journeys rollen- oder abteilungsspezifisch an, um die Erfahrung relevant und zielgerichtet zu halten.
• Verwenden Sie das Personalisierungs-Widget (z. B. Vorname, Team, Standort), um Nachrichten einladender zu gestalten.
• Fügen Sie spielerische Elemente mit dem Animations-Widget (Konfetti, Luftballons, Feuerwerk usw.) hinzu, um Meilensteine auf unterhaltsame Weise zu feiern.

 

Verbessern durch Feedback und Zusammenarbeit

• Planen Sie Befragungen nach wichtigen Meilensteinen, um Feedback zu sammeln und potenzielle Lücken zu identifizieren.
• Arbeiten Sie mit HR, IT und Managern zusammen, um das Onboarding mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.

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Erfahren Sie, wie andere Staffbase-Kunden diesen Use Case erfolgreich nutzen.

Bei PNE werden neue Mitarbeitende in den ersten sechs Monaten durch ein digitales Onboarding in der Mitarbeiter-App myPNE begleitet. Dank der Journeys laufen viele Prozesse nun automatisiert. Mit der Anmeldung in myPNE startet der digitale Onboarding-Prozess - die App begleitet Mitarbeitende somit ab dem ersten Tag.