Es gibt einige wenige Fälle, in denen ein Onboarding über Zugangscodes sinnvoll sein kann: Falls Sie die Nutzer nicht per E-Mail einladen können und nicht über genügend Daten verfügen, um den Zugang über Nutzername und Passwort zu ermöglichen, dann können Sie auf den Login über Zugangscodes ausweichen. 

Zugangscodes sind einmalig und erlauben jeweils einem einzigen Nutzer den Login. Der Zugangscode ist nur für die erstmalige Registrierung gültig. Die Nutzer geben während der Registrierung Nutzername und Passwort an und melden sich nachfolgend mit den eigenen Daten an.

Allerdings sollten Sie bedenken, dass Sie bei dieser Onboarding-Methode die Nutzerdaten im System nur manuell bearbeiten können. Wenn Sie Ihre Nutzer in Gruppen organisieren möchten, Nutzer löschen möchten usw., kann das im Nachhinein erhöhten Aufwand für das Nutzermanagement verursachen. Auch ist es nicht möglich, einen Nutzer gezielt in der App zu identifizieren und z.B. zu deaktivieren. 

Sie können das Zugangscode-Onboarding auch parallel mit weiteren Onboarding-Methoden einsetzen. 

Anforderungen an die Nutzerdaten

Bei dieser Onboarding-Methode müssen Sie keine Nutzerinformationen angeben, allerdings empfiehlt Staffbase immer eine Identifikation sowie Vor- und Nachname mit einem Zugangscode anzulegen. Wenn Sie keine Nutzerdaten zuordnen, ist später keine Synchronisation der Nutzerdaten z.B. über den CSV-Abgleich möglich. 

Die Zugangscodes werden vom System generiert, wenn Sie keine anlegen. Wenn Sie Zugangscodes anlegen, dann müssen diese eindeutig sein. 

Optional können Sie folgende Informationen angeben: 

• Identifikation (ID)
• Recovery Code
• Nutzername
• E-Mail
• Vorname
• Nachname
• Standort
• Abteilung
• Position
• Weitere Informationen nach Wunsch über benutzerdefinierte Profilfelder

Nutzerdaten im System anlegen

Damit sich Ihre Nutzer mit einem Zugangscode anmelden können, müssen Sie zunächst die Zugangscodes im System hinterlegen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten: 

• CSV-Import
• Zugangscodes im Studio generieren

Bei dieser Onboarding-Methode müssen Sie keine Nutzerinformationen angeben. Allerdings empfiehlt Staffbase, dass Sie Zugangscodes vorzugsweise konkreten Nutzern zuordnen. Damit ein Zugangscode einem Nutzer zugeordnet werden kann, müssen Sie zusätzlich den Vor- und Nachnamen angeben.

Nutzer in die App einladen

1. Legen Sie die Zugangscodes und ggf. die Nutzerdaten im System an, z.B. über CSV-Import. 
2. Drucken Sie die Zugangscodes mit der Druckfunktion im Studio. 
3. Verteilen Sie die Zugangscodes an die Nutzer.
   Auszuhändigende Informationen:
   URL zur Registrierungs-Website und ggf. App-Name
   Zugangscode: 7820

Stellen Sie sicher, dass jeder Nutzer diese persönlichen Informationen auf sicherem Weg erhält!

So registrieren sich Ihre Nutzer in der App

1. Der Nutzer öffnet die Registrierungs-Website. 
2. Der Nutzer gibt den Web-Zugangscode ein. 
3. Optional können Sie die Nutzer z.B. AGB oder Datenschutzrichtlinien bestätigen lassen.
4. Der Nutzer wird aufgefordert, ein eigenes Passwort zu vergeben. 
5. Optional wird der Nutzer aufgefordert, sein Profil zu vervollständigen und weitere Informationen anzugeben.
6. Der Nutzer erhält danach alle Informationen zum Download der App. 

Nun besitzt der Nutzer einen aktiven Nutzer-Account und kann sich mit einer Nutzerkennung und dem gewählten Passwort einloggen. Der Zugangscode ist nach der ersten Anmeldung nicht mehr gültig. Wenn der Nutzer das selbst gesetzte Passwort vergessen hat, gibt es einen Prozess zur Wiederherstellung des Passworts. 

So setzen die Nutzer ihr Passwort zurück

Die Nutzer können das Passwort selbst zurücksetzen, falls sie es vergessen. Sie können mehrere Möglichkeiten dafür einrichten. Für den hier gezeigten Weg müssen Sie Wiederherstellungscodes anlegen:

1. Der Nutzer öffnet die App oder Web-App.
2. Der Nutzer klickt auf den Link Passwort vergessen?.
3. Der Nutzer gibt seinen Nutzernamen und den Wiederherstellungscode ein.
4. Der Nutzer vergibt ein neues Passwort.