Diese Methode ist eine ausgezeichnete Wahl, wenn Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Nutzer kennen. In der Regel werden Sie die Unternehmens-E-Mail-Adresse verwenden, das E-Mail-Onboarding funktioniert jedoch auch mit privaten E-Mail-Adressen. 

Das System nimmt Ihnen sehr viel Arbeit ab, da es z.B. die Initial-Passwörter automatisch generiert und auch die Nutzer automatisch per E-Mail einlädt. Die Wiederherstellung des Kontos kann der Nutzer ebenso direkt über das System durchführen. Sie haben somit kaum Verwaltungs- oder Zeitaufwand beim Nutzermanagement. Da die sicherheitsrelevanten Daten direkt zwischen dem Nutzer und dem System ausgetauscht werden, hat diese Methode einen hohen Sicherheitsstandard. 

Sie können das E-Mail-Onboarding auch parallel mit weiteren Onboarding-Methoden einsetzen. 

Anforderungen an die Nutzerdaten

Geben Sie für die Nutzer folgende Informationen an:

• E-Mail
• Initial-Passwort, kann entweder selbst vergeben werden oder wird vom System automatisch generiert

Optional, aber unbedingt zu empfehlen: 

• Identifikation, erforderlich für Nutzer-Synchronisation wie den CSV-Import
• Vorname
• Nachname

Optional können Sie weitere Informationen hinterlegen:

• Standort
• Abteilung
• Position
• Weitere Informationen nach Wunsch über benutzerdefinierte Profilfelder

Nutzerdaten im System anlegen

Damit sich Ihre Nutzer mit einer E-Mail-Adresse anmelden können, müssen Sie zunächst die Nutzerdaten im System anlegen. Über folgende Wege können Sie Nutzerdaten anlegen: 

• CSV-Import
• User-API
• Nutzer manuell im Studio anlegen

Nutzer in die App einladen

1. Legen Sie die Nutzerdaten im System an.
2. Senden Sie die Einladungs-E-Mail. Wie Sie die Einladungs-E-Mail versenden, hängt davon ab, wie Sie die Nutzerdaten im System anlegen. Beispielsweise können Sie beim CSV-Import die Option zum Versenden der Einladungen bestätigen. 
   Die Einladungs-E-Mail beinhaltet:
   • Name der App
   • Informationen zum Download der App bzw. Link zur Web-App
   • Persönliche E-Mail-Adresse zur Anmeldung
   • Initial-Passwort

So registrieren sich Ihre Nutzer in der App

1. Der Nutzer öffnet die App oder Web-App.
2. Der Nutzer gibt E-Mail und Initial-Passwort ein.
3. Optional können Sie die Nutzer z.B. AGB oder Datenschutzrichtlinien bestätigen lassen.
4. Der Nutzer wird aufgefordert, ein eigenes Passwort zu vergeben.
5. Optional wird der Nutzer aufgefordert, sein Profil zu vervollständigen und weitere Informationen anzugeben. 

Nun besitzt der Nutzer ein aktives Nutzerkonto und kann sich mit seiner E-Mail-Adresse und dem gewählten Passwort einloggen. Das Initial-Passwort ist nach der ersten Anmeldung nicht mehr gültig. Wenn der Nutzer das selbst gesetzte Passwort vergessen hat, gibt es einen Prozess zur Wiederherstellung des Passworts.

So setzen die Nutzer ihr Passwort zurück

Die Nutzer können das Passwort selbst zurücksetzen, falls sie es vergessen: 

1. Der Nutzer öffnet die App oder Web-App.
2. Der Nutzer klickt auf den Link Passwort vergessen?.
3. Der Nutzer erhält eine E-Mail mit einem Wiederherstellungscode.
4. Der Nutzer folgt dem Link in der E-Mail oder gibt den Wiederherstellungscode direkt in der App ein.
5. Der Nutzer vergibt ein neues Passwort.