Staffbaseコネクタは、Power AutomateのワークフローをStaffbaseプラットフォームのFormsプラグインと統合するのに役立ちます。ビジネスプロセスを自動化することで、従業員の作業をよりシンプルで効率的にします。

従来、ユーザーが新しい機器を必要としたり、施設の障害が発生した場合、彼らは施設管理者にメールで報告し、返信を待つか、手動で解決されたかどうかを確認していました。しかし、これは非常に手動のプロセスであり、施設管理者がユーザーにメールで返信します。ここでは、Power AutomateのStaffbaseコネクタを使用して、施設リクエストやインシデント管理を自動化し、簡素化する方法を見ていきましょう。

ユーザーがFormsプラグインを使用して施設またはインシデントリクエストを提出すると、施設管理者にメール通知が送信されます。ユーザーは、チケットが施設管理者に受け取られたときに、従業員アプリまたはイントラネットで通知を受け取ります。

Staffbaseコネクタを使用したワークフローの作成

前提条件:

• Power Automateのライセンスを持ち、Power Automateの基本的な知識があること。
• Power Automate用のStaffbaseコネクタを設定し、構成していること。
• Formsプラグインで施設リクエストまたはインシデントレポートのフォームをすでに作成していること。施設リクエストのフォームの作成方法については、こちらを参照してください。
• ユーザーの識別子に基づいて通知を行いたい場合は、ユーザーの識別子を設定していること。

以下の手順で施設インシデント管理プロセスを自動化します。
ステップ1: フォーム送信のためのHTTPトリガーの設定
ステップ2: フォーム送信内容を解釈するためのJSONスキーマの定義
ステップ3: メール内容の定義
ステップ4: 通知内容の定義

ステップ1: フォーム送信のためのHTTPトリガーの設定

フォームが送信されたときにワークフローを開始するトリガーを追加します。

1. 1. Power Automateで、作成に移動します。
   2. インスタントクラウドフローをクリックしてワークフローを作成します。
      インスタントクラウドフローを構築するダイアログが開きます。
   3. 利用可能なトリガーのリストからHTTPリクエストを受信したときトリガーを選択します。
      
      
   4. 作成をクリックします。
      最初のステップでフローが作成されます。
   5. 最初のステップをクリックして展開します。
      ステップが展開モードで開きます。
      
      
   6. リクエストボディJSONスキーマフィールドに、以下のコードスニペットを貼り付けます。
      

      {
          "type": "object",
          "properties": {
              "values": {
                  "type": "string"
              }
          }
      }

      有効なJSONコードスニペットを貼り付けていることを確認してください。Power Automate内またはhttps://jsonlint.comなどの外部ツールを使用してJSONを検証できます。

ステップ2: JSONスキーマの定義

次に、フォーム送信の入力フィールドを正しく解釈するためにJSONスキーマを定義する必要があります。JSONスキーマを定義するには、フォーム内の各入力フィールドが何を表しているかを知っておく必要があります。各入力フィールドはJSONスキーマのプロパティで定義されており、各フィールドには対応する値があります。たとえば、_0はフォーム内の最初のフィールドです。

1. + 新しいステップをクリックして新しいステップを作成します。
   アクションを選択ダイアログが開きます。
2. JSONを解析を検索して選択します。
3. コンテンツフィールドをクリックし、開いた動的コンテンツダイアログからvaluesを選択します。
   
   
4. スキーマフィールドに、以下のコードスニペットを貼り付けます。
   

    {
    "type": "object",
     "properties": {
          "_0": {
              "type": "string"
          },
          "_1": {
              "type": "string"
           },
           "_2": {
               "type": "string"
           },
           "_3": {
               "type": "string"
           },
           "_4": {
               "type": "string"
           },
           "_5": {
               "type": "string"
          },
           "_6": {
               "type": "string"
          }
       }
   }

ステップ3: メール内容の定義

フォーム送信からの入力フィールドに基づいて、施設管理が受け取るメールの内容をカスタマイズします。解析されたJSONに基づいて、動的コンテンツダイアログからこれらのフィールドを選択できます。
これらの入力フィールドを選択するには、各入力フィールドが何を表しているかを知っておく必要があります。施設報告のためのフォームフィールドの設定については、こちらで詳しく学んでください。

1. + 新しいステップをクリックします。
   アクションを選択ダイアログが開きます。
2. メール通知を送信 (V3)を検索して選択します。
3. 宛先フィールドに、施設管理チームのメールアドレスを提供します。
4. 件名フィールドに、件名を追加し、開いた動的コンテンツダイアログから値を選択します。
   たとえば:
   
5. エディタのBodyで、メールの内容を提供し、開くDynamic content dialogから適切な値を選択します。
   例えば：
   

ステップ4: 通知内容の定義

1. + New Stepをクリックします。
   Choose an actionダイアログが開きます。
2. Staffbaseコネクタを検索して選択します。
3. Notifications: Sends Notification アクションを選択します。
4. Recipientsフィールドで、Dynamic contentダイアログからリクエストを送信したユーザーの識別子を選択します。
   例えば、ユーザーを識別するために_3フィールドを選択します。
   
   
   通知を受け取るために、ユーザーの識別子がすでに設定されていることを確認してください。
5. Content Localeフィールドで、言語のロケール識別子を提供します。例えば、米国英語の場合はen_USです。
6. Content Titleフィールドで、通知メッセージを提供し、開くDynamic content dialogから適切な値を選択します。
   
7. Saveをクリックします。

フォームでワークフローを構成しました。

追加の役立つ情報

ワークフローを作成したら、次のことができます：

• 作成したワークフローをテストする
• Power AutomateワークフローをFormsプラグインと統合するためのトリガーURLを取得する