Wenn ein Mitarbeiter ein Formular übermittelt, können die Übermittlungsdaten an ein System, eine Person oder an beide gesendet werden. Ein Webhook überträgt Übermittlungsdaten automatisch in ein anderes System. E-Mail-Benachrichtigungen und eine Empfängerfrage sind dafür vorgesehen, dass eine Person und nicht ein System eine Übermittlung sehen oder bearbeiten muss. Sie lösen unterschiedliche Probleme. Verwenden Sie daher die Kombination, die zu Ihrem Formular passt:
- Webhook: Sendet jede Übermittlung automatisch an ein externes System, sobald ein Mitarbeiter das Formular übermittelt, sodass niemand die Daten manuell exportieren, importieren oder erneut eingeben muss. Verwenden Sie ihn, wenn eine Übermittlung einen Workflow auslösen soll, anstatt eine Person zu benachrichtigen. In Verbindung mit einem Integrationsdienst, den Ihr technisches Team erstellt, kann ein Webhook einen Unfallbericht, eine HR-Anfrage oder ein Formular zur Kostenerstattung direkt in Ihr Ticket-, HR- oder Spesensystem übertragen. Jeder Webhook enthält ein Authentifizierungsgeheimnis, sodass das empfangende System bestätigen kann, dass eine Anfrage aus Ihrer Staffbase-Umgebung stammt.
- E-Mail-Benachrichtigungen: Benachrichtigen jedes Mal, wenn das Formular eine Übermittlung erhält, einen oder mehrere Empfänger in Ihrer Organisation, beispielsweise die Bearbeiter des Formulars.
- Empfängerfrage: Benachrichtigt die Person, die der Mitarbeiter in der Liste dieser Frage auswählt, über diese bestimmte Übermittlung. Wenn beispielsweise „Essen und Getränke“ ausgewählt wird, wird die dieser Option zugewiesene Person benachrichtigt.
E-Mail-Benachrichtigungsempfänger und die Empfängerfrage funktionieren unabhängig voneinander. Sie können entweder eine der beiden Optionen oder beide verwenden. Um die vollständigen Übermittlungsdaten in die Benachrichtigungs-E-Mail aufzunehmen, aktivieren Sie Antworten in E-Mail einschließen in den Formulareinstellungen.
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