Wenn ein Mitarbeiter ein Formular einreicht, können die Einreichungsdaten an ein System, eine Person oder an beide gesendet werden. Ein Webhook überträgt Einreichungsdaten automatisch in ein anderes System. E-Mail-Benachrichtigungen und eine Empfängerfrage sind dafür gedacht, dass eine Person und nicht ein System eine Einreichung sehen oder bearbeiten muss. Sie lösen unterschiedliche Probleme. Verwenden Sie daher die Kombination, die zu Ihrem Formular passt:

• Webhook: Sendet jede Einreichung automatisch direkt nach dem Einreichen des Formulars durch einen Mitarbeiter an ein externes System, sodass niemand die Daten manuell exportieren, importieren oder erneut eingeben muss. Verwenden Sie ihn, wenn eine Einreichung einen Workflow in einem anderen System auslösen soll, anstatt eine Person zu benachrichtigen. In Kombination mit einem Integrationsdienst, den Ihr technisches Team erstellt, kann ein Webhook einen Incident-Bericht, eine HR-Anfrage oder ein Formular für die Kostenerstattung direkt in Ihr Ticket-, HR- oder Spesensystem übertragen. Jeder Webhook enthält ein Authentifizierungsgeheimnis, sodass das empfangende System bestätigen kann, dass eine Anfrage aus Ihrer Staffbase-Umgebung stammt. 
• E-Mail-Benachrichtigungen: Benachrichtigen jedes Mal, wenn das Formular eine Einreichung erhält, einen oder mehrere Empfänger in Ihrer Organisation, beispielsweise die Redakteure des Formulars.
• Empfängerfrage: Benachrichtigt die Person, die der Mitarbeiter in der Liste dieser Frage auswählt, über die betreffende Einreichung. Wenn beispielsweise „Essen und Getränke“ ausgewählt wird, wird die dieser Option zugewiesene Person benachrichtigt.

E-Mail-Benachrichtigungsempfänger und die Empfängerfrage funktionieren unabhängig voneinander. Sie können entweder eine Option oder beide verwenden. Um die vollständigen Einreichungsdaten in die Benachrichtigungs-E-Mail aufzunehmen, aktivieren Sie Antworten in E-Mail einschließen in den Formulareinstellungen.

Zusätzliche hilfreiche Informationen

• Übersicht über ausgehende Webhooks
• Übersicht über das Routing von Formulareinreichungsdaten
• Formulareinstellungen verwenden
• Feldtypen in Formularen