Viele der in Communications Control erstellten Objekte können mit anderen Teams geteilt und ihnen so zugänglich gemacht werden. Darunter fallen Themen, Inhalte, Ideen und Assets.

Ein Überblick über die Themen dieses Artikels:

• Teilen von Themen
• Teilen von Inhalten
• Teilen von Ideen
• Teilen von Assets und Ordnern
• Teilen mehrerer Objekte gleichzeitig
• Aufrufen geteilter Objekte

Themen teilen

1. Öffnen Sie das Themen-Modul und klicken Sie im Dreipunkt-Menü am linken Seitenrand auf die Option Thema teilen.

   

   Info: Ist das Thema teilen-Icon pink eingefärbt, zeigt dies an, dass das Thema bereits mit mindestens einem anderen Team geteilt wird. Die Einstellungen lassen sich ergänzen oder das Teilen beenden.

2. Es öffnet sich ein Popup, in dem Sie die Teilen-Optionen einstellen können. Dazu zählen ein Start- und optional ein Enddatum, die Empfänger-Teams und eine Notiz zu des geteilten Themas. Außerdem können Beschränkungen (gesperrte Felder) eingetragen werden.

   

3. Wenn Sie alle Informationen eingetragen haben, klicken Sie auf den Teilen-Button unten rechts.

   

Inhalte teilen

1. Öffnen Sie das Inhalte-Modul in einer beliebigen Ansicht und klicken Sie im Dreipunkt-Menü des zu teilenden Inhalts auf die Option Inhalt teilen.

   

2. Es öffnet sich ein Popup, in dem Sie die Teilen-Optionen eintragen können. Wählen Sie zunächst aus, ob Sie den Inhalt mit anderen Teams oder externen Benutzern teilen möchten.
   Beim Teilen mit einem anderen Team:
   Tragen Sie Start-, Enddatum, Empfänger-Teams, Notiz und eventuelle Bearbeitungsbeschränkungen ein.

   
   Beim Teilen mit einem externen Benutzer:
   Wechseln Sie in den Tab Externe Benutzer und wählen in der Maske den bzw. die externen Benutzer, ein Ablaufdatum zum Teilen und optional ein Passwort aus. Passwörter werden in einer separaten E-Mail an externe Benutzer versendet.
   

3. Klicken Sie auf Teilen bzw. Speichern und der Inhalt wird mit den ausgewählten Benutzern geteilt. Beim Teilen mit externen Benutzern werden diese per E-Mail darüber benachrichtigt. Mehr zu externen Benutzern erfahren Sie hier.

Ideen teilen

1. Öffnen Sie das Ideen-Modul in einer der Kachel- oder Tabellenansicht. Auch in der Ideen-Detailansicht können Ideen geteilt werden.

2. Klicken Sie im Dreipunkt-Menü auf Idee teilen.

   

3. Es öffnet sich ein Popup mit den Teilen-Optionen. Dieses enthält die Felder Notiz, Start- und Enddatum sowie Teamauswahl.

   

4. Klicken Sie auf den Teilen-Button und die ausgewählten Ideen werden mit den ausgewählten Teams geteilt.

   

Assets und Ordner teilen

1. Öffnen Sie das Digital-Asset-Management. Optionen zum Teilen finden Sie sowohl in der Kachel- als auch in der Tabellenansicht über einen Klick auf das Dreipunkt-Menü.

   

2. Nach Klicken der Teilen-Option öffnet sich ein Popup, in dem die Teilen-Optionen eingetragen werden müssen. Die Felder lauten: Notiz, Start-, Enddatum und Teamauswahl.

   

3. Klicken Sie auf den Teilen- Button und die Assets bzw. Ordner werden den ausgewählten Teams zum eingetragenen Zeitpunkt über die geteilte Bibliothek verfügbar gemacht.

Mehrere Themen, Inhalte, Ideen, Assets gleichzeitig teilen

Wenn mehrere Communications Control-Objekte mit anderen Teams oder externen Benutzern geteilt werden sollen, müssen Sie die Teilen-Optionen nicht für jedes einzelne Objekt aufrufen und ausfüllen. Stattdessen können Sie die Bulk-Funktionen innerhalb einer Objekt-Gruppe, also zum Beispiel den Inhalten nutzen.

1. Öffnen Sie eine beliebige Ansicht im Themen-, Inhalte-, Ideen-Modul oder dem Digital Asset Management.

   

   Ausnahme: In der Kanban-Ansicht von Inhalten ist die Mehrfachauswahl nicht möglich.

2. Wählen Sie alle zu teilenden Objekte mittels Klick in die Checkbox aus.

   

3. Klicken Sie in den Bulk-Optionen, die in einer Leiste oberhalb der Objekte erscheint, die Teilen-Option an.

   

4. Fahren Sie wie beim Teilen von einzelnen Objekten fort.

   

Nach dem Teilen: Aufrufen geteilter Objekte

Nach dem Teilen von Objekten - egal ob Thema, Inhalt, Idee oder Asset - erscheinen diese in der geteilten Bibliothek in dem entsprechenden Bereich in der Kategorie Mit internen Benutzern geteilt bzw. Mit internen Benutzern geteilt.

Klicken Sie auf das Teilen-Icon unten rechts im Objekt, um die Teilen-Optionen zu öffnen und im Nachhinein bearbeiten oder der Teilen-Prozess komplett stoppen.