Inhalte mit Personen zu teilen, die keinen Zugang zu Communications Control haben, ist dank des Zusatzmoduls Externe Benutzer kein Problem. Dabei handelt es sich um eine Erweiterung, die nicht in jedem Paket enthalten ist. Sprechen Sie in diesem Fall bitte den Support oder Ihren Customer-Success-Manager an.

Teilen mit externen Benutzern

1. Falls noch nicht erfolgt, legen Sie zunächst einen externen Benutzer an. Wie das funktioniert, erklären wir hier.

2. Öffnen Sie das Inhalte-Modul in einer beliebigen Ansicht und klicken Sie im Dreipunkt-Menü des zu teilenden Inhalts auf die Option Inhalt teilen.

   

3. Es öffnet sich ein Popup, in dem Sie die Teilen-Optionen eintragen können. Navigivieren Sie zum Tab Externe Benutzer.

   

4. Wählen Sie in der Maske den bzw. die externen Benutzer, ein Ablaufdatum zum Teilen und optional zum weiteren Schutz ein Passwort aus.

   

5. Klicken Sie auf Speichern. Der Inhalt wird mit dem ausgewählten externen Benutzer geteilt.

   

6. Der externe Benutzer erhält eine E-Mail mit dem Passwort, das er bei Aufrufen der externen Ansicht des Inhalts eingeben muss.

7. Danach erhält er eine weitere E-Mail, die den Link zu der externer Inhalts-Ansicht enthält. Bevor die Ansicht geöffnet werden kann, muss das Passwort eingegeben werden.

   

8. Der externe Benutzer kann alle hinterlegten Daten des Inhalts einsehen. Das Bearbeiten ist nicht möglich. Der externe Nutzer kann den bereitgestellten Inhalt lediglich kommentieren.

   

Externe Benutzer können auch in Freigaben einbezogen werden. Wie das funktioniert, erklären wir hier.