Für häufig genutzte Freigabeworkflows können Sie in Communications Control Freigabe-Regeln erstellen. Einmal definiert, können Sie so alle Einstellungen aus den Freigabe-Regeln mit nur einem Klick bei der Freigabe-Anfrage anwenden.

Um eine Freigaberegel zu erstellen, öffnen Sie die Teamverwaltung und klicken im Reiter Erweitert auf den Unterpunkt Freigaberegeln.

Dadurch öffnet sich eine Ansicht, in der sowohl bestehende Regeln angezeigt als auch neue angelegt werden können.

Per Klick auf den pinken Plus-Button gelangen Sie in die Erstellungsmaske für Freigabe-Regeln. Hier stehen Ihnen drei Bereiche zur Verfügung, in denen Sie die Regel definieren können:

1) Informationen

In diesem Bereich müssen Sie Ihre Freigabe-Regel benennen. Wir empfehlen hierbei die Verwendung eines eindeutigen Titels, sodass Sie bei der späteren Auswahl Ihrer Freigabe-Regel direkt die passende identifizieren können (z.B. "Freigabe-Anfrage CEO-Posts").

Außerdem können Sie hier einen Kommentar an die Freigebenden hinterlassen, sodass diese bestens informiert sind.

Zuletzt müssen Sie festlegen, für welchen Bereich bzw. für welche Bereiche die Regel angewendet werden soll. Zur Auswahl stehen die Module Inhalt, Idee und Dialog.

2) Einstellungen

Im Punkt Einstellungen müssen Sie verpflichtende Nutzer eintragen. Zusätzlich können Sie optionale Nutzer eintragen und über den Regler die Anzahl minimal positiver Stimmen bestimmen.

Über den Switcher können Sie außerdem einstellen, dass die Freigabe bei nur einer negativen Stimme abgelehnt wird.

Abschließend können Sie eine Frist für die Freigabe (in Stunden) angeben.

3) Aktionen

Im dritten und letzten Abschnitt können Sie abschließend definieren, welche Aktionen eintreten soll, wenn eine Freigabe erteilt bzw. abgelehnt wurde.

Beachten Sie, dass je nachdem welche Verwendungsbereiche (Punkt 1) sie ausgewählt haben, unterschiedliche Aktionen verfügbar sind:

Inhalte: Tags hinzufügen, E-Mail senden, Inhaltsstatus ändern, Mit anderen Teams teilen

Ideen: Tags hinzufügen, Idee zu Inhalt konvertieren, E-Mail senden, Mit anderen Teams teilen

Dialog-Tickets: Tags hinzufügen, Dialog-Ticket zuweisen, E-Mail senden, Ticket-Antwort senden, Ticketstatus ändern

Nachdem Sie Ihrer Freigabe-Regel alle gewünschten Informationen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Speichern.

Ihre Freigabe-Regel ist nun sowohl in der Übersicht, als auch in der Idee, dem Inhalt bzw. dem Dialog-Ticket abrufbar.

Wie das Ganze in der Praxis funktioniert, können Sie diesem Video entnehmen.