Word-Dokumente können zur Planung und/oder zur Erstellung von Content eingebunden werden. Dies ist an folgenden Stellen in Communications Control möglich:
- in sämtlichen Briefing-Feldern des Strategie-Tabs (unabhängig vom Objekt)
- im WYSIWYG-Editor von sämtlichen selbst definierten Inhaltstypen (Kanäle ohne Auto-Publishing-Funktion)
Um von der Funktion, Word-Dokumente in Communications Control zu verwenden, Gebrauch zu machen, wird die Integration der Microsoft 365-Lizenz vorausgesetzt. Diese hängt mit zusätzlichen Kosten zusammen, die Sie beim Support oder Ihrem Customer Success Manager erfragen können.
Aktuell kann es zu Problemen mit Word-Dateien kommen, die eine Vielzahl von Bildern bzw. große Bilder enthalten. Microsoft arbeitet bereits an einer Lösung für das Problem. Aus diesem Grund ist die Funktion nicht automatisch verfügbar, sondern wird Schritt für Schritt ausgerollt. Wenn Sie die Funktion bereits nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager.
Word-Dokumente in Communications Control-Objekten verwenden
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Öffnen Sie das Communications Control-Objekt, in das ein Word-Dokument eingebunden werden soll.
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Navigieren Sie im Strategie-Tab zu dem Beschreibungs-Feld oder - wenn es sich um einen selbst definierten Inhaltstyp handelt - zu dem Editor des Post-Tabs.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Word für das Briefing verwenden.
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Wählen Sie eine der Optionen zur Einbindung von Word-Dokumenten aus (Word-Dokument per Drag & Drop ablegen, Neues Word-Dokument erstellen* oder Vorhandenes Word-Dokument auswählen**)
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Verbundene Word-Dokumente lassen sich über den Button In Office Online öffnen in einem neuen Tab öffnen und darin bearbeiten. Dies ist für die Bearbeitung zwingend notwendig, da in Communications Control nur die Read-only Option besteht.
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Um ein Word-Dokument wieder aus dem Strategie- bzw. Post-Tab zu entfernen und in den Standard-Editor zurück zu wechseln, finden Sie oberhalb des Feldes die Option Zurück zum Editor wechseln.
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Dabei wird der Inhalt des Word-Dokuments automatisch in den Standard-Editor übertragen, sodass keine Informationen verloren gehen. Sie sollten dennoch vor Verlassen des Inhalts den Speichern-Button betätigen.
*Neues Word-Dokument erstellen
Möchten Sie ein noch nicht vorhandenes Dokument einbetten, wählen Sie in Schritt 4 die Option Neues Word-Dokument erstellen aus. Es öffnet sich ein Menü, in dem Sie zunächst den genauen Speicherort des Briefing-Dokuments im DAM bestimmen müssen.
Falls bereits Informationen in das standardmäßige Briefing-Feld von Communications Control (CK-Editor) eingetragen wurden, werden diese in das Word-Dokument übertragen. Um das Word-Dokument weiter auszuarbeiten, wählen Sie den Button In Office Online öffnen.
**Vorhandenes Word-Dokument auswählen
Wenn Sie in dem Dropdown-Menü die Option Vorhandenes Word-Dokument auswählen anklicken, öffnet sich ein Asset-Picker, in dem Sie das betreffende Dokument auswählen können. Danach ist das Dokument im Editor sichtbar und sie können es, wie bei der ersten Variante, über einen Klick auf In Office Online öffnen bearbeiten.
Diese Option ist besonders nützlich, wenn Sie oder Ihr Team etwa ein Briefing für ein Thema bereits in einem Word-Dokument vorformuliert haben. Dieses kann im DAM von Communications Control hochgeladen und im Briefing-Editor des entsprechenden Themas eingebettet werden. So können weitere Änderungen über das Word-Dokument eingepflegt werden und bleiben trotzdem für alle Nutzer in Communications Control sichtbar. Darüber hinaus können Sie dieses Briefing einfach als lokale Word-Datei exportieren und auch mit Kollegen außerhalb von Communications Control teilen.
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