Il existe quelques cas où l'intégration via des codes d'accès est judicieuse : si vous ne pouvez pas inviter des utilisateurs via une adresse email et que vous n'avez pas suffisamment de données pour les intégrer via un nom d'utilisateur et un mot de passe, alors les codes d'accès pourraient être votre dernier recours.

Un code d'accès unique permet à un utilisateur de se connecter une seule fois. Lors de l'inscription, les utilisateurs créent un nom d'utilisateur et un mot de passe, qui sont ensuite utilisés pour se connecter.

Cependant, vous devez prendre en compte qu'avec l'intégration par code d'accès, vous ne pouvez modifier manuellement les données des utilisateurs dans le système. Si vous souhaitez organiser vos utilisateurs en groupes, supprimer des utilisateurs, etc., cette méthode d'intégration peut entraîner un effort accru pour la gestion des utilisateurs.

Vous pouvez utiliser l'intégration par code d'accès en parallèle avec toutes les autres méthodes d'intégration.

Exigences en matière de données utilisateur

Avec cette méthode d'intégration, vous n'avez pas besoin de fournir d'informations utilisateur, mais Staffbase recommande vivement de configurer une identification utilisateur ainsi que le prénom et le nom. Si vous choisissez de ne pas configurer de données utilisateur, il ne sera pas possible de synchroniser les données utilisateur ultérieurement ; par exemple, une synchronisation CSV ne fonctionnera pas.

Si vous ne les définissez pas, les codes d'accès sont créés automatiquement par le système. Si vous souhaitez définir des codes d'accès, ils doivent être uniques.

Optionnellement, vous pouvez également fournir des informations supplémentaires telles que :

• Identifiant
• Code de récupération
• Nom d'utilisateur
• Adresse email
• Prénom
• Nom
• Emplacement
• Département
• Poste
• Autres informations que vous souhaitez utiliser avec des champs de profil personnalisés

Saisir les données utilisateur dans la plateforme

Pour permettre à vos utilisateurs de se connecter avec un code d'accès, vous devez d'abord créer les codes d'accès dans la plateforme. Il existe plusieurs façons de le faire :

• Importation CSV
• Créer manuellement des codes d'accès dans le Studio

Avec cette méthode d'intégration, vous n'avez pas besoin de fournir d'informations utilisateur. Cependant, Staffbase recommande d'utiliser des codes d'accès qui sont attribués à un utilisateur. Pour attribuer un code d'accès à un utilisateur, vous devez spécifier le prénom et le nom de l'utilisateur pour chaque code.

Inviter des utilisateurs à l'application

1. Importer les données utilisateur dans le système ; par exemple, via une importation CSV.
2. Exporter les données utilisateur sous forme de fichier CSV ; les codes d'accès sont inclus dans les exportations CSV.
3. Communiquer les informations suivantes à vos utilisateurs :
   
   • Le nom de l'application et l'URL du site web où les utilisateurs s'inscrivent
   • Informations sur la façon de télécharger l'application et un lien vers l'application web
   • Code d'accès

Veuillez vous assurer que chaque utilisateur reçoit ses informations personnalisées en toute sécurité ! Si vous imprimez les informations d'accès, nous recommandons de les distribuer avec le bulletin de paie de l'utilisateur ou dans une lettre personnelle.

Comment les utilisateurs s'inscrivent à l'application

1. L'utilisateur ouvre le site web d'inscription.
2. L'utilisateur entre le code d'accès.
3. Optionnellement, l'utilisateur confirme vos conditions d'utilisation ou la politique de confidentialité.
4. L'utilisateur est invité à créer un nouveau mot de passe.
   Optionnellement, l'utilisateur est invité à compléter le profil et à entrer plus d'informations, telles que l'email, le nom d'utilisateur et le nom.
5. Lors de l'inscription sur le site web, l'utilisateur reçoit maintenant toutes les informations nécessaires pour télécharger et accéder à l'application.

À ce stade, l'utilisateur a un compte actif et peut se connecter en utilisant un email ou un nom d'utilisateur et le nouveau mot de passe. Le code d'accès n'est plus valide après la première connexion. Un processus de récupération existe pour réinitialiser le mot de passe auto-défini si l'utilisateur l'oublie.

Comment les utilisateurs peuvent réinitialiser leur mot de passe

S'ils oublient leur mot de passe, les utilisateurs peuvent le réinitialiser. Il existe plusieurs options qui peuvent être configurées. Voici le processus requis pour configurer les codes de récupération :

1. L'utilisateur ouvre l'application ou l'application web.
2. L'utilisateur clique sur le lien Mot de passe oublié ?
3. L'utilisateur entre le code de récupération.
4. L'utilisateur définit un nouveau mot de passe.