Mithilfe des Staffbase-Connectors integrieren Sie Power Automate-Workflows mit dem Formular-Plugin ganz einfach in die Staffbase-Plattform. Damit automatisieren Sie wichtige Geschäftsprozesse und helfen Ihren Mitarbeitern so noch schneller und effizienter zu arbeiten.

Bisher müssen Ihre Mitarbeiter für jede Anfrage an das Facility-Management und jede Störungsmeldung eine E-Mail an den zuständigen Facility-Manager senden, auf eine Antwort warten und überprüfen, ob die Anfrage bearbeitet wurde. Dieser Prozess ist sowohl für Ihre für Nutzer als auch Facility Manager sehr aufwendig. Wir wollen Ihnen zeigen, wie Sie diese Prozesse mithilfe des Staffbase-Connectors für Power Automate automatisieren und vereinfachen.

Bei der automatischen Verwaltung Ihrer Anfragen mithilfe des Formular-Plugins und Power Automate erhält der zuständige Facility Manager automatische eine Benachrichtigung, wenn ein Nutzer über das Formular-Plugin eine Anfrage stellt oder eine Störung meldet. Sobald das Ticket bei dem Facility Manager eingeht, erhält der Nutzer dann eine Benachrichtigung über die Mitarbeiter-App oder das Intranet.

Einen Workflow mit dem Staffbase-Connector erstellen

Voraussetzungen:

• Sie haben eine Power Automate-Lizenz und die Berechtigung zum Erstellen von Workflows in Power Automate
• Sie haben den Staffbase-Connector für Power Automate eingerichtet und konfiguriert. 
• Sie haben im Formular-Plugin ein Formular für Anfragen an das Facility-Management oder zur Meldung von Störungen erstellt. Wie Sie ein Formular für Anfragen an das Facility-Management erstellen, erfahren Sie hier.
• Sie haben Kennungen für Nutzer gesetzt, wenn Sie Ihre Nutzer anhand ihrer Kennung benachrichtigen wollen.

Automatisieren Sie den Prozess zur Verwaltung Ihrer Anfragen an das Facility-Management durch folgende Schritte.
Schritt 1: Einrichtung eines HTTP-Triggers für Formular-Antworten
Schritt 2: Definierung des JSON-Schemas zur Interpretation des Inhalts der Formular-Antworten
Schritt 3: Definierung des E-Mail-Inhalts
Schritt 4: Definierung des Inhalts der E-Mail-Benachrichtigung

Schritt 1: Einen HTTP-Trigger für Formularantworten einrichten

Fügen Sie einen Trigger hinzu, um den Workflow zu starten, sobald ein Formular eingereicht wird.

1. Navigieren Sie in Power Automate zu Erstellen.
2. Klicken Sie auf Sofortiger Cloud-Flow, um einen Workflow zu erstellen.
   Der Dialog Sofortiger Cloud-Flow erstellen wird geöffnet.
3. Wählen Sie unter Auslöser für diesen Flow auswählen den Trigger Beim Empfang einer HTTP-Anforderung aus der Liste.
   
   
4. Klicken Sie auf Erstellen.
   Es wird ein Flow mit dem ersten Schritt erstellt.
5. Klicken Sie auf den ersten Schritt, um den Schritt zu erweitern.
   Der Schritt wird im erweiterten Modus geöffnet.
   
6. Fügen Sie im Feld JSON-Schema für Anforderungstext den folgenden Codeabschnitt ein.

   {
       "type": "object",
       "properties": {
           "values": {
               "type": "string"
           }
       }
   }

Step 2: Definierung des JSON-Schemas zur Interpretation des Inhalts der Formular-Antworten

Definieren Sie im folgenden das JSON-Schema, damit die Eingabefelder in den Formular-Antworten korrekt interpretiert werden. Um das JSON-Schema zu definieren, müssen Sie wissen wofür jedes Eingabefeld im Formular steht. Jedes Eingabefeld wird in den Eigenschaften des JSON-Schema definiert und hat einen zugehörigen Wert. Beispielsweise ist _0 das erste Formularfeld und so fort.

1. Klicken Sie auf + Neuer Schritt, um einen neuen Schritt zu erstellen.
   Der Dialog Vorgang auswählen wird geöffnet.
2. Suchen Sie nach JSON analysieren und wählen Sie es aus.
3. Klicken Sie in das Feld Inhalt und wählen Sie values aus dem sich öffnenden Dialogfeld Dynamischer Inhalt aus.
   
   
4. Fügen Sie folgenden Codeabschnitt in das Feld Schema ein.
   

    {
    "type": "object",
     "properties": {
          "_0": {
              "type": "string"
          },
          "_1": {
              "type": "string"
           },
           "_2": {
               "type": "string"
           },
           "_3": {
               "type": "string"
           },
           "_4": {
               "type": "string"
           },
           "_5": {
               "type": "string"
          },
           "_6": {
               "type": "string"
    }
       }
   }

Step 3: Definierung des E-Mail-Inhalts

Passen Sie basierend auf den Eingabefeldern der Formular-Antwort den Inhalt der E-Mail an, die der zuständige Facility Manager erhält. Sie können diese Felder aus dem Dialogfeld Dynamischer Inhalt basierend auf dem analysierten JSON auswählen. Um diese Eingabefelder auszuwählen, müssen Sie wissen wofür jedes Eingabefeld steht. Erfahren Sie hier mehr über die Einrichtung der Formularfelder für Anfragen an das Facility-Management mithilfe von Formularen.

1. Klicken Sie auf+ Neuer Schritt.
   Der Dialog Vorgang auswählen wird geöffnet.
2. Suchen Sie nach dem Feld E-Mail-Benachrichtigung senden (V3) und wählen Sie es aus.
3. Geben Sie im Feld Bis die E-Mail-Adresse des Facility Management-Teams an.
4. Fügen Sie im Feld Betreff die Betreffzeile hinzu und wählen Sie einen value aus dem sich öffnenden Dialog Dynamischer Inhalt.
   Zum Beispiel: 
   
5. Geben Sie im Editor Body den Inhalt der E-Mail an und wählen Sie im sich öffnenden Dialog Dynamischer Inhalt die entsprechenden values aus.
   Zum Beispiel:
   

Step 4: Definierung des Inhalts der E-Mail-Benachrichtigung

1. Klicken Sie auf + Neuer Schritt.
   Der Dialog Vorgang auswählen wird geöffnet.
2. Suchen Sie nach dem Staffbase-Connector und wählen Sie ihn aus.
3. Wählen Sie Notifications: Sends Notification.
4. Wählen Sie im Feld Recipients die Kennung des Nutzers aus, der die Anfrage im Dialogfeld Dynamischer Inhalt gestellt hat.
   Sie können zum Beispiel die Felder _3 auswählen, um den Nutzer zu identifizieren.
   
   
   Stellen Sie sicher, dass Sie bereits die Kennung für Ihre Nutzer eingestellt haben, um die Benachrichtigung zu erhalten.
5. Geben Sie im Feld Content Locale die lokale Sprachkennung. Zum Beispiel en_US für US-Englisch.
6. Geben Sie im Feld Content Title Ihre Benachrichtigung ein und wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld Dynamischer Inhalt die entsprechenden Werte aus.
   
7. Klicken Sie auf Speichern.

Sie haben den Workflow mit dem Formular konfiguriert.

Zusätzliche hilfreiche Informationen

Nachdem Sie den Workflow erstellt haben, können Sie:

• Testen Sie Ihren Workflow

• Abrufen der Trigger-URL zur Integration eines Power Automate Workflows mit dem Formular-Plugin