Automatisierung von Workflows mit dem Staffbase-Connector für Power Automate

Mit dem Staffbase-Connector für Power Automate schlagen Sie die Brücke zwischen verschiedenen Werkzeugen und Systemen und integrieren die Staffbase Plattform in Ihre automatisierten Arbeitsabläufe. Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit automatisierter Workflows, die Ihre Mitarbeiter-App oder Ihr Intranet einschließen, um Prozesse zu automatisieren, Aufgaben nach einem Zeitplan auszuführen oder Nutzer bei auftretenden Ereignissen zu benachrichtigen.

Befolgen Sie diese Schritte, um Workflows mit dem Staffbase-Connector zu automatisieren:

1. Installieren Sie den Staffbase-Connector 
2. Konfigurieren Sie den Staffbase-Connector
3. Verwenden Sie den Staffbase-Connector in einem Workflow
4. Testen Sie den Workflow
   

Installieren des Staffbase-Connectors

Abhängig von der Umgebung, auf der Ihre Mitarbeiter-App oder Ihr Intranet gehostet wird, bietet Staffbase verschiedene Connectors an. Sie können die .zip-Datei zum Staffbase Connector hier herunterladen. Die .zip-Datei enthält Connector-Dateien zu beiden Umgebungen, wählen Sie die für Ihre Umgebung relevante aus:

• Staffbase-US.swagger.json: Die Datei für die internationale Umgebung.
• Staffbase.swagger.json: Die Datei für die deutsche Umgebung.

Voraussetzungen

• Berechtigung zum Erstellen von Workflows in Power Automate
• Sie haben den entsprechenden Staffbase-Connector auf Ihren lokalen Computer heruntergeladen

1. Navigieren Sie in Power Automate zu Daten > Benutzerdefinierte Connectors.
2. Klicken Sie auf + Dropdown-Menü Neuer benutzerdefinierter Connector.
   Das Dropdown-Menü für den neuen benutzerdefinierten Connector wird geöffnet.
3. Wählen Sie Eine OpenAPI-Datei importieren.
   Das Dialogfeld Benutzerdefinierten Connector erstellen wird geöffnet.
4. Geben Sie bei dem Namen des Connectors Staffbase ein.
   
   
5. Klicken Sie auf Importieren und wählen Sie die entsprechende Staffbase-Connector-Datei.
6. Klicken Sie auf Weiter.
   Die Seite mit den Connector-Einstellungen wird geöffnet.
   
7. Klicken Sie auf Connector erstellen.
   Nun können Sie die Details des Staffbase-Connectors konfigurieren.

Konfigurieren des Staffbase-Connectors

Voraussetzungen

• Sie haben die Rolle des Power Automate Administrators oder eine höhere Rolle in Microsoft 365.
• Sie haben den Staffbase Connector für Power Automate importiert.

1. Navigieren Sie in Power Automate zum Staffbase Connector.
2. Laden Sie auf der Registerkarte Allgemein das in der Connector-Datei verfügbare Symbol hoch.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte Sicherheit die Option API-Schlüssel aus dem Dropdown-Menü Authentifizierungstyp.
   
   
   
   
   Auf der Registerkarte Definition sehen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Aktionen. Noch enthält der Staffbase-Connector keine Trigger, aber Sie können die in Power Automate verfügbaren Trigger verwenden.
4. Klicken Sie unter der Registerkarte Testen auf Neue Verbindung.
5. Geben Sie den API-Schlüssel ein und klicken Sie auf Verbindung erstellen.
   
   Der API-Schlüssel besteht aus zwei Teilen:

   • Erster Teil: Fügen Sie vor dem zweiten Teil den Begriff Basic hinzu.
   • Zweiter Teil: Fügen Sie das API-Token hinzu, das Sie im Staffbase Experience Studio generiert haben. 
   
6. Wählen Sie unter Vorgänge aus der Dropdown-Liste einen Vorgang und füllen Sie die Felder aus.
   In diesem Beispiel wird der Vorgang zum Abrufen aller Beiträge in einem Kanal mithilfe der Kanal-ID verwendet.
   
   
7. Klicken Sie auf Vorgang testen.
   
   Ob Ihr Test erfolgreich war, finden Sie unter dem Register Antwort.
8. Klicken Sie auf Connector aktualisieren, sobald die Testantwort erfolgreich ist.
   Sie haben den Staffbase-Connector konfiguriert.

Einrichten einer Workflows mit dem Staffbase-Connector

Erstellen Sie Workflows basierend auf Ihren Geschäftsprozessen. Neben dem Staffbase Connector können Sie auch andere in Power Automate verfügbare Konnektoren verwenden, um Ihren Workflow zu bereichern und Ihren Geschäftsprozess zu automatisieren.
Voraussetzung

• Sie haben eine Power-Automate-Lizenz.

1. Navigieren Sie in Power Automate zu Erstellen.
   Sie können auch einen bestehenden Workflow modifizieren, um dem Workflow die Staffbase Plattform hinzuzufügen.
2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um einen auf Ihren Geschäftsanforderungen basierenden Ablauf zu erstellen:
   • Automatisierter Cloud-Flow
   • Sofortiger Cloud-Flow
   • Geplanter Cloud-Flow
   Es öffnet sich ein Dialog, der auf dem von Ihnen ausgewählten Flow basiert.
   Ausführliche Informationen über die Erstellung dieser Workflows finden Sie in der Dokumentation zu Power Automate.
3. Erstellen Sie einen Flow durch Auswahl eines Triggers oder durch Angabe der Details.
4. Klicken Sie auf + Neuer Schritt, um dem Workflow Schritte hinzuzufügen.
   Das Dialogfeld Wählen Sie eine Aktion aus wird geöffnet.
5. Suchen Sie nach Staffbase-Connector und wählen Sie ihn aus. 
   
   
6. Wählen Sie eine Aktion für den Staffbase-Connector aus.
   Es sind nur vordefinierte Aktionen verfügbar.
7. Auf ähnliche Weise können Sie mit anderen Connectors zusätzliche Schritte erstellen.
   
   Sie können auch vor dem Schritt Schritte mit anderen Connectors erstellen, die auf dem Staffbase Connector basieren.
8. Klicken Sie auf Speichern.

In diesem Workflow werden nach dem Einsenden eines Formulars Benachrichtigungen per E-Mail und als Push-Benachrichtigung an mobile Geräte versendet.

Testen Sie Ihren Workflow

Testen Sie Ihren Workflow, um sicherzustellen, dass der automatisierte Workflow wie erwartet abläuft.

1. Navigieren Sie in Power Automate zu Meine Flows.
2. Klicken Sie auf den Flow, den Sie testen möchten.
   Eine neue Seite mit den Flow-Details öffnet sich.
3. Klicken Sie oben auf der Seite auf Bearbeiten.
   
   
4. Klicken Sie auf Flowprüfung, um sicherzustellen, dass in dem von Ihnen erstellten Workflow keine Fehler oder Warnungen vorhanden sind.
   
   
5. Klicken Sie auf Test, um den Workflow testweise auszuführen.
   Das Dialogfeld Flow testen wird geöffnet.
6. Wählen Sie Ich führe die Triggeraktion aus.
7. Klicken Sie auf Test.
   Das Dialogfeld Flow ausführen wird geöffnet.
   
8. Klicken Sie auf Flow ausführen.