In Communications Control haben Sie die Möglichkeit, sowohl Ideen als auch Inhalte und Dialog-Tickets von anderen Benutzern freigeben zu lassen ehe diese veröffentlicht werden. Dabei haben Sie die Wahl zwischen zwei Arten von Freigaben: der einfachen und der erweiterten Freigabe.

Inhaltsfreigaben lassen sich übrigens auch von externen Personen ohne eigenen Zugang zu Communications Control anfordern. Wie genau, erfahren Sie hier.

In Communications Control unterscheiden wir in zwei Formen von Freigaben: (inhaltliche) Freigaben und Kanal-Freigaben. Inhaltliche Freigaben lassen sich für Ideen, Inhalte und Antworten auf Dialog-Tickets anfragen. Kanal-Freigaben sind lediglich bei Inhalten anzuwenden und nur erforderlich, wenn Kanal-Verantwortliche eingetragen wurden. Mehr zu Kanal-Freigaben erfahren Sie hier.

Alle im folgenden dargestellten Screenshots stammen aus einem Inhalt. Die Funktionen gelten ebenso für Ideen und finden sich dort an exakt derselben Stelle. Wo sich die entsprechende Option bei der Freigabe-Einholung für Dialog-Tickets befindet, erfahren Sie hier.

Eine Übersicht über die Kernaussagen dieses Artikels:

• Einfache Freigabe

• Erweiterte Freigabe

• Ausnahme: Dialog-Freigaben

• Benachrichtigungen bei Freigaben

• Nachverfolgen des Freigabe-Status

Die einfache Freigabe

Das Freigabe-Menü finden Sie am rechten Bildrand von Ideen bzw. Inhalten. Ein Klick auf das Daumen-Symbol öffnet den Freigabe-Bereich.

Die sich öffnende Detailseite gilt für eine einfache Freigabe. Es lassen sich folgende Informationen hinterlegen:

• Fälligkeitsdatum

• Nachricht an den Nutzer

• Verpflichtende Nutzer

Entscheidend für den Ausgang der Freigabe ist dabei die Stimme des Benutzers, der als erstes auf die Freigabe reagiert.

Wird das Fälligkeitsdatum einer Freigabe überschritten und hat bisher keiner der Benutzer auf die Freigabe reagiert, gilt sie als fehlgeschlagen und wird nicht erteilt.

Die erweiterte Freigabe

Um eine erweiterte Freigabe anzufordern, klicken Sie ebenfalls auf das Daumen-Symbol und wählen anschließend den Switcher Erweiterten Freigabemodus mit Aktionen verwenden aus.

Hier lassen sich deutlich mehr Details hinterlegen als bei der einfachen Freigabe:

• Fälligkeitsdatum

• Anwendung einer Freigaberegel

• Nachricht an Benutzer

• Verpflichtende Benutzer

• Optionale Benutzer

• Aktionen, die nach erfolgreicher Freigabe eintreten: Tags hinzufügen, Inhaltsstatus ändern, E-Mail senden, mit anderen Teams teilen

Wenn optionale Nutzer ausgewählt werden, erscheinen zwei weitere Menüpunkte: Die Möglichkeit, die Freigabe bei nur einer negativen Stimme abzulehnen und die Einstellung von minimal positiven Stimmen von optionalen Benutzern. Das graue Feld darunter zeigt eine Übersicht der gerade eingestellten Details. 

Für wiederkehrende Freigabeworkflows empfehlen wir Ihnen die Erstellung und Anwendung von Freigabe-Regeln. So reicht ein Klick aus, um alle Informationen einzutragen. Wie Sie Freigabe-Regeln erstellen, erfahren Sie hier.

Wollen Sie einen Inhalt und mehrere angehängte Cross-Posts freigeben lassen, müssen Sie die Anfragen nicht separat stellen. Klicken Sie einfach im Haupt-Inhalt auf das Freigabe-Icon und wählen alle Cross-Posts aus, für die eine Freigabe angefordert werden soll.

Freigaben bei Dialog-Tickets

Der Aufbau von Dialog-Tickets unterscheidet sich von dem von Inhalten und Ideen. Daher finden Sie die Funktion zum Freigabe anfordern an einer anderen Stelle.

Klicken Sie in dem entsprechenden Dialog-Ticket auf den Antworten-Button (rechts unter dem Ticket). Tragen Sie im sich öffnenden Antwortfeld Ihre Antwort ein, klicken auf den Pfeil rechts neben dem Abschicken-Button und wählen die Option Freigabe anfordern aus.

Es öffnet sich ein Popup, in dem Sie die Freigabe-Einstellungen eintragen können. Hier können Sie wie bei Ideen und Inhalten zwischen den beiden Freigabe-Arten wählen und die entsprechenden Bedingungen eintragen.

Benachrichtigungen bei Freigaben

Bei beiden Arten von Freigaben werden die Benutzer, von denen eine Reaktion erwartet wird, benachrichtigt. Je nach deren Einstellungen geschieht dies per Mail, In-App-Benachrichtigung oder Push-Notification.

Um die Freigabe-Benachrichtigungen Ihren Wünschen anzupassen, ändern Sie sie in die Benutzereinstellungen unter dem Punkt Benachrichtigungen Freigabe. Wie das genau funktioniert, erklären wir hier.

Status von Freigaben verfolgen

Sobald eine Freigabe gestellt wurde, kann in dem betreffenden Inhalt bzw. der Idee der Status nachverfolgt werden. 

In dieser Ansicht, können Sie, wenn Sie der Freigabe-Steller sind, auch die verbliebenen Benutzer daran erinnern, auf die Freigabe zu reagieren oder den kompletten Prozess abbrechen.

Neben dem Namen eines einbezogenen Benutzers steht ein eventuell hinterlassener Kommentar bezüglich der Freigabe. Zum Beispiel in Form einer Begründung dafür, warum er oder sie die Freigabe abgelehnt hat. 

Wollen Sie einen solchen Kommentar verfassen und Ihre Entscheidung für oder gegen die Freigabe eines Inhaltes begründen, können Sie dies oberhalb des Buttons Ablehnen und Akzeptieren im Notiz-Feld tun.

Sollte der betreffende Inhalt bzw. die betreffende Idee bereits in der Vergangenheit einen oder mehrere Freigabeprozesse durchlaufen haben, lässt sich an dieser Stelle auch deren Verlauf nachvollziehen.