Lorsqu’un employé envoie un formulaire, les données de la soumission peuvent être transmises à un système, à une personne ou aux deux. Un webhook transfère automatiquement les données de la soumission vers un autre système. Les notifications par e-mail et la question sur le destinataire servent lorsqu’une personne, et non un système, doit consulter ou traiter une soumission. Elles répondent à des besoins différents ; utilisez donc la combinaison qui convient à votre formulaire :

• Webhook : Envoie automatiquement chaque soumission à un système externe dès qu’un employé envoie le formulaire, afin que personne n’ait besoin de l’exporter, de l’importer ou de la saisir à nouveau manuellement. Utilisez-le lorsqu’une soumission doit déclencher un workflow dans un autre système plutôt que d’avertir une personne. Associé à un service d’intégration développé par votre équipe technique, un webhook peut transmettre directement un rapport d’incident, une demande RH ou un formulaire de remboursement de frais à votre système de tickets, votre système RH ou votre système de gestion des dépenses. Chaque webhook comprend un secret d’authentification, afin que le système destinataire puisse confirmer qu’une requête provient de votre environnement Staffbase. 
• Notifications par e-mail : Informe un ou plusieurs destinataires de votre organisation, comme les éditeurs du formulaire, chaque fois que le formulaire reçoit une soumission.
• Question sur le destinataire : Informe la personne que l’employé sélectionne dans la liste de cette question au sujet de la soumission concernée. Par exemple, une sélection « Nourriture et boissons » informe la personne affectée à cette option.

Les destinataires des notifications par e-mail et la question sur le destinataire fonctionnent indépendamment l’un de l’autre. Vous pouvez utiliser l’un ou l’autre, ou les deux. Pour inclure l’intégralité des données de la soumission dans l’e-mail de notification, activez Inclure les réponses dans l’e-mail dans les paramètres du formulaire.

Informations utiles supplémentaires

• Présentation des webhooks sortants
• Configurer des webhooks pour les formulaires
• Utiliser les paramètres du formulaire
• Types de champs dans les formulaires