Für Inhalte können Sie sich nicht nur von Personen, die aktiv mit Communications Control arbeiten, Freigaben einholen, sondern auch von externen Personen.

Externe Benutzer müssen Sie zunächst anlegen unter Teamverwaltung > Allgemein > Externe Benutzer. Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier.

Sofern der externe Benutzer angelegt ist, öffnen Sie den Inhalt, der freigegeben werden soll. Klicken Sie auf das Daumen-Icon. Die Freigabe-Ansicht öffnet sich. Sie können externe Benutzer sowohl im einfachen, als auch im erweiterten Freigabemodus mit einbeziehen. Der Weg ist jeweils derselbe:

1. Wählen Sie über den Switcher oben links den Freigabemodus (simpel oder erweitert).

   

2. Klicken Sie auf das Feld Verpflichtende Benutzer oder Optionale Benutzer (externe Benutzer können in beiden Feldern einbezogen werden).

   

3. Wählen Sie in der Kategorie Externe Benutzer den gewünschten Benutzer aus.

   

4. Wählen Sie bei Bedarf ein Ablaufdatum und ein Passwort aus.

   

5. Klicken Sie den Button Freigabe anfordern.

   

Der externe Benutzer erhält eine E-Mail inklusive Link zu dem jeweiligen Inhalt. Haben Sie ein Passwort zum Teilen vergeben, erhält der externe Benutzer dieses in einer separaten E-Mail. Beim Aufrufen des Inhalts wird er aufgefordert das Passwort einzugeben.

Der externe Benutzer wird in die External View weitergeleitet. Hier kann er den freizugebenden Inhalt sehen, Kommentare hinterlassen und die Freigabe erteilen oder verweigern. Der externe Benutzer kann keine weiteren Bearbeitungen tätigen.

Je nach Ihren persönlichen Einstellungen werden Sie über den Freigabeausgang per E-Mail, Push-Nachricht oder Inn-App-Notification benachrichtigt.

Wie das in der Praxis funktioniert, sehen Sie in unserem Hack: