毎日、社員が本来の業務を始める前に、彼らには質問があります。それは大きな質問や複雑なものではなく、何か他のことに集中しようとしているときに頭の片隅にあるような質問です。

マッキンゼーによると、平均的な社員は毎日1.8時間、週に9.3時間を情報の検索や収集に費やしています。言い換えれば、5人雇用すると、そのうち1人は1日中、雇用された本来の仕事ではなく、答えを探すことに時間を使っていることになります。Gleanの調査では、1,000人以上のナレッジワーカーのうち、社員は平均して毎日少なくとも2時間、週の4分の1を、業務に必要なドキュメントや情報、人物を探すことに費やしていることが分かりました。約半数（43%）は、情報に効率的かつ簡単にアクセスできない場合、仕事を辞めることを検討すると答えています。

これは生産性の問題ではなく、自信の問題です。答えを見つけられない社員は自分自身や組織を疑い始め、最終的にはモチベーションを失います。ナレッジワーカーは、断片化されたツールやプラットフォームで情報を探すなど、価値の低いタスクに時間の47%を費やしています。コミュニケーションだけで労働時間の60%が消費され、集中作業に使えるのは40%だけです。世界中で27億人以上の社員がデスクレスワーカーですが、ほとんどの企業向けデジタルツールは画面の前に座る人向けに作られています。

そこでナビゲーターの登場です。テキストや音声でいつでもアクセスでき、会社の情報を1つの信頼できるアシスタントに集約し、既存のシステムと接続します。110以上の言語でパーソナライズされた正確な回答を提供し、社員が効率的に仕事を進められるようサポートします。

夜11時、看護師のメイベルは中心静脈カテーテルを確認しています。彼女はナビゲーターに先週プロトコルが変更されたか尋ねます。その場ですぐに正しい答えが得られ、患者のそばを離れたりラップトップを開いたりする必要はありません。新入社員のクララは、ドイツ語で在宅勤務の予算について質問します。ナビゲーターはドイツ語で、彼女が受け取れる内容や残額、Workdayで申請するためのリンクを正確に案内します。人事へのチケットも待ち時間も、汎用ツールによる誤った回答もありません。朝5時、店舗マネージャーのアルバートは音声で開店チェックリストを尋ね、両手がふさがっていてもステップごとの回答を受け取ります。

質問は常に存在します。問題は、あなたの組織が社員が持つデバイスで、話す言語で、質問したその瞬間に答えられる体制になっているかどうかです。ナビゲーターは、あなたが答えを持っていることを保証します。質問から完了まで、すべて1つの会話で実現します。

ナビゲーターが有効化されると、スタジオの「コンテンツ」「システム」「ナビゲーター」内で見つけることができます。最初に概要タブが表示され、ナビゲーターの設定状況を1ページでまとめて確認でき、各設定エリアへのリンクから必要な場所に直接移動できます。

まだNavigator 2.0にアップグレードしていない場合は、アップグレード開始用のボタンが表示されます。「Navigator 2.0にアップグレード」をクリックし、ダイアログで承認し、有効化画面が完了するまで待ちます。完了後、概要ページに移動し、そこから設定を始めることができます。

Navigator 2.0ではAIアシストによる設定が導入されており、既存のプラットフォームコンテンツに基づいて、会社や視聴者プロフィール、組織固有のグロッサリー、会話のきっかけの提案など、設定のスタートポイントが自動生成されます。設定は専用タブに再編成されます。Navigator 1.0で既に行った設定は、アップグレード時にすべて保持され、失われることはありません。

IDタブでは、ナビゲーターが社員にどのように表示されるかを定義します。ここでは、プラットフォーム内のコンテンツから自動的に提案された組織と視聴者プロフィールが表示されます。ナビゲーターはすでに組織を理解するためのスタートポイントを持っています。必要に応じて編集し、会社や社員を正確に反映するようにしましょう。

AIアシスタントプロフィールでは、ナビゲーターの名前と挨拶を設定します。名前はナビゲーションヘッダーや会話全体で表示されるため、短くブランドに合ったものを選びましょう。挨拶はロゴの下、会話開始前に表示されます。50文字以内で、親しみやすく分かりやすい内容にしてください。

このタブから、ナビゲーターブランディングに移動してロゴや外観を更新することもできます。

ナレッジタブでは、ナビゲーターが質問に回答する際に参照できる範囲を管理します。スペースアクセスでは、ナビゲーターがどのスペースからコンテンツを取得できるかを選択できます。デフォルトではすべてのスペースにアクセスしますが、これはほとんどの組織で最適な選択です。既存のユーザー許可は常に尊重されるため、ナビゲーターが社員がイントラネットで既に見られないコンテンツを表示することはありません。段階的な導入などで範囲を絞りたい場合は、選択したスペースのみや、法務や経営層など特定のスペースを排除することも可能です。

ページアクセスでは、ページ単位で同様の管理ができます。デフォルトではプラットフォーム全体の全ページにアクセスできますが、特定の人事やITナレッジベースなど、厳選したセットに絞ることも、まだ準備ができていないページを排除することもできます。

ニュースチャネルセクションでは、ナビゲーターがニュース投稿をナレッジソースとして利用するかどうかを管理します。デフォルトでONになっています。ナビゲーターにニュース記事ではなく構造化されたページのみから回答させたい場合は、これをOFFにできます。ONのままにする場合は、チャネルごとに範囲を設定したり、例えば直近1年などコンテンツの新しさの時間枠を設定したりできます。これにより、ナビゲーターはその期間内に公開されたニュースのみを取得し、過去の投稿は自動的に排除されます。

社員名簿へのアクセスが有効化されている場合、ナビゲーターは人に関する質問にも回答できます。例えば、フランス語が堪能な人や特定分野の専門家を探すのに役立ちます。名簿の許可は閲覧者ごとに適用されるため、社員は既に見つけることが許可されている人のみを表示できます。

ヘルパータブでは、エキスパートと会話のきっかけを設定します。エキスパートは特定のトピックに特化したナレッジガイドで、会話のきっかけは従業員が最初の質問を入力する前に表示されるプロンプトボタンです。

以前はアシスタントと呼ばれていましたが、最大10個のエキスパートを作成でき、それぞれオンボーディング、人事ポリシー、ITサポートなど特定のトピックに合わせて設定できます。作成するには、「エキスパートを作成する」をクリックします。従業員が回答で引用されたときに認識できる名前を付けてください。どのような質問を担当するかを説明する指示を書きます。これは従業員の視点で書かれたルーティングルールと考えてください。ソースでは関連するページをリンクし、ファイルではハンドブックなどのサポート用PDFドキュメントをアップロードできます。PDFのみ対応なので、WordやExcelファイルはアップロード前に変換してください。ユーザーが質問すると、ナビゲーターは各エキスパートの指示を確認し、自動的に最適なものにルーティングします。該当するエキスパートがない場合は、ナビゲーターはデフォルトのスペースやページ検索に戻ります。

会話のきっかけは、従業員が最初のメッセージを入力する前に表示されるプロンプトボタンです。最大6個まで追加できます。それぞれに表示テキスト（ボタンのラベル、最大35文字）とプロンプト（最大200文字）を設定します。具体的かつタイムリーな内容にしましょう。「育児休暇の申請方法」は「福利厚生について教えて」よりも役立ちます。ドラッグ＆ドロップで重要なものを優先順位付けでき、複数のコンテンツ言語を使用している場合はそれぞれに翻訳を追加できます。

統合タブは、プラットフォームで統合が有効化されている場合のみ表示されます。ここでナビゲーターを外部システムに接続し、従業員がアプリを切り替えることなく、会話から直接必要な操作を行えるようにします。

プラットフォームでServiceNow統合が有効になっている場合、従業員は会話内からすべてのServiceNowサービスにアクセスできる単一の入り口を利用できます。ナビゲーターはServiceNowナレッジベースの検索、カタログアイテムの表示、既存チケットの確認などを、従業員の自然言語での質問に基づいて行います。たとえば、従業員が「未解決のITチケットはありますか」と質問すると、ナビゲーターはその情報をチャット内で直接取得できます。

ServiceNow統合は、従業員自身のServiceNow認証情報を使用し、共有管理者接続は使いません。従業員がナビゲーター経由でServiceNowコンテンツにアクセスしたりチケットを作成したりするには、Staffbaseイントラネット内からServiceNowアカウントにサインインする必要があります。これはユーザーごとに一度だけ必要なステップです。サインイン後は、ナビゲーターが従業員ごとのServiceNow権限を尊重し、従業員がアクセス権を持つチケットやカタログアイテムのみが表示されます。統合を本番運用する前に、初回利用時にサインインが必要であることを従業員に伝えておくとよいでしょう。

フォームは、ナビゲーター経由でチケット作成を有効にする方法です。フォームが設定されていない場合、ナビゲーターはServiceNowの検索や既存チケットの表示はできますが、会話から新規作成はできません。フォームを追加すると、ナビゲーターに名前付きリンク（特定のServiceNowリクエストフォームへのURL）と、どのような場合にそのフォームを表示するかの指示を与えます。たとえば、「ITサポートリクエスト」というフォームを追加し、「従業員が新しいIT課題や機器リクエストを希望する場合にこのフォームを使用する」といった指示を設定できます。ナビゲーターは適切なタイミングでチャット内にそのフォームを表示します。必要な数だけフォームを追加でき、いつでも編集や削除が可能です。

グロッサリータブでは、ナビゲーターが組織の用語を理解できるよう、略語、内部製品名、チーム名、プロセス名などの内部用語を定義します。グロッサリーには最大40件の用語を登録できます。ナビゲーターはこれらの用語を参照用に保存するだけでなく、会話中にも積極的に活用します。従業員がグロッサリーに登録された用語を含む質問をした場合、ナビゲーターはその定義を使って文脈を正しく理解し、より正確な回答を生成します。ナビゲーターに会社独自のポケット辞書を渡すイメージです。

最初から新しく始める必要はありません。ナビゲーター2.0にアップグレードしたり初めて設定したりすると、既存のプラットフォームコンテンツに含まれる用語に基づいてグロッサリーが自動的に事前入力されます。ナビゲーターはすでにページやニュースをスキャンし、関連すると思われる用語を抽出しています。ここからは、生成された内容をレビューし、不足分を補い、定義が正確かどうかを確認してください。

新しい用語を追加するには、「新規用語を作成する」をクリックし、用語または略語を入力し、その意味や組織内での使われ方を説明する定義を書きます。一般的な辞書の定義ではなく、あなたの組織での具体的な意味を記載してください。その後、「作成する」をクリックして保存します。既存の用語を編集したり、翻訳を追加したり、削除したりするには、各用語の横にある三点メニューを使用します。ナビゲーターは従業員のコンテンツ言語の設定に合わせて自動的に該当バージョンを使用します。

設定タブでは、表示、フィードバック、アクセス、プライバシーを管理します。表示では、どのユーザーやユーザーグループがナビゲーターをどのデバイス（デスクトップ、モバイル、または両方）で利用できるかを選択します。デフォルトでは両方がONです。最初にデスクトップのみでパイロット運用したい場合は、ここでモバイルのチェックを外してください。

ナビゲーター分析結果アクセスでは、ナビゲーターの設定、会話のきっかけ、エキスパートの管理権限を設定します。ユーザーグループまたは個別ユーザーでアクセス権を付与できます。初期設定時は2～4名の同僚を個別に追加し、運用に慣れてきたらグループに移行すると長期的な管理が容易です。

ユーザーフィードバックを有効にすると、従業員は任意の回答に対して賛成または却下を選択でき、却下の場合はコメントも追加できます。これは最初の90日間で最も重要なフィードバックループです。

最後にプライバシー設定です。会話ログ内のメッセージを匿名化することができます。有効にすると、メッセージ内容はログから削除され、トリガーとなった検索プロンプトのみが保持されます。これによりユーザープライバシーを保護できます。一度匿名化されたコンテンツは、後でこのオプションをオフにしても元に戻りませんのでご注意ください。