Le connecteur Staffbase vous aide à intégrer les flux de travail Power Automate avec l'extension Forms sur la plateforme Staffbase. Simplifiez et rendez le travail plus efficace pour vos employés en automatisant vos processus métier.

Traditionnellement, lorsque les utilisateurs ont besoin de nouveaux équipements ou rencontrent une panne d'installation, ils le signalent à leur gestionnaire d'installation par email et attendent une réponse ou vérifient manuellement si cela a été résolu. Mais c'est un processus très manuel, où le gestionnaire d'installation répond à l'utilisateur par email. Voyons comment automatiser et simplifier les demandes d'installation ou la gestion des incidents avec le connecteur Staffbase pour Power Automate.

Lorsqu'un utilisateur soumet une demande d'installation ou d'incident en utilisant l'extension Forms, une notification par email est envoyée au gestionnaire d'installation. L'utilisateur est informé dans son appli collaborateurs ou intranet lorsque son ticket a été reçu par le gestionnaire d'installation.

Créer un flux de travail en utilisant le connecteur Staffbase

Prérequis :

• Vous avez une licence Power Automate et une connaissance pratique de Power Automate.
• Vous avez configuré et configuré le connecteur Staffbase pour Power Automate.
• Vous avez déjà créé un formulaire pour une demande d'installation ou un rapport d'incident dans l'extension Forms. Apprenez à créer un formulaire pour les demandes d'installation, ici.
• Vous avez défini des identifiants pour les utilisateurs si vous souhaitez notifier vos utilisateurs en fonction de leur identifiant.

Automatisez le processus de gestion des incidents d'installation avec ces étapes.
Étape 1 : Configurer un déclencheur HTTP pour la soumission du formulaire
Étape 2 : Définir le schéma JSON pour interpréter le contenu de la soumission du formulaire
Étape 3 : Définir le contenu de l'email
Étape 4 : Définir le contenu de la notification

Étape 1 : Configurer un déclencheur HTTP pour les soumissions de formulaire

Ajoutez un déclencheur pour commencer le flux de travail lorsqu'un formulaire est soumis.

1. 1. Dans Power Automate, accédez à Créer.
   2. Cliquez sur Flux instantané dans le cloud pour créer un flux de travail.
      La boîte de dialogue Créer un flux instantané dans le cloud s’ouvre.
   3. Sélectionnez le déclencheur Lorsqu'une requête HTTP est reçue dans la liste des déclencheurs disponibles.
      
      
   4. Cliquez sur Créer.
      Un flux est créé avec la première étape.
   5. Cliquez sur la première étape pour l'agrandir.
      L'étape s'ouvre en mode agrandi.
      
      
   6. Dans le champ Schéma JSON du corps de la requête, collez l'extrait de code suivant.
      

      {
          "type": "object",
          "properties": {
              "values": {
                  "type": "string"
              }
          }
      }

      Assurez-vous de coller un extrait de code JSON valide. Vous pouvez valider votre JSON dans Power Automate ou en utilisant des outils externes, tels que https://jsonlint.com.

Étape 2 : Définir le schéma JSON

Vous devez maintenant définir le schéma JSON pour interpréter correctement les champs de saisie dans la soumission du formulaire. Pour définir le schéma JSON, vous devez savoir ce que chaque champ de saisie représente dans le formulaire. Chaque champ de saisie est défini dans les propriétés du schéma JSON et chaque champ a une valeur correspondante. Par exemple, _0 est le premier champ du formulaire, et ainsi de suite.

1. Cliquez sur + Nouvelle étape pour créer une nouvelle étape.
   La boîte de dialogue Choisir une action s’ouvre.
2. Recherchez Analyser JSON et sélectionnez-le.
3. Cliquez dans le champ Contenu et sélectionnez valeurs dans la boîte de dialogue Contenu dynamique qui s’ouvre.
   
   
4. Dans le champ Schéma, collez l'extrait de code suivant.
   

    {
    "type": "object",
     "properties": {
          "_0": {
              "type": "string"
          },
          "_1": {
              "type": "string"
           },
           "_2": {
               "type": "string"
           },
           "_3": {
               "type": "string"
           },
           "_4": {
               "type": "string"
           },
           "_5": {
               "type": "string"
          },
           "_6": {
               "type": "string"
          }
       }
   }

Étape 3 : Définir le contenu de l'email

Personnalisez le contenu de l'email reçu par la gestion des installations en fonction des champs de saisie de la soumission du formulaire. Vous pouvez sélectionner ces champs dans la boîte de dialogue Contenu dynamique en fonction du JSON analysé.
Pour sélectionner ces champs de saisie, vous devez savoir ce que chaque champ de saisie représente. Apprenez-en plus sur la configuration des champs de formulaire pour le signalement des installations en utilisant les formulaires ici.

1. Cliquez sur + Nouveau Pas.
   La boîte de dialogue Choisir une action s’ouvre.
2. Recherchez Envoyer une notification par email (V3) et sélectionnez-le.
3. Dans le champ À, fournissez l'adresse email de l'équipe de gestion des installations.
4. Dans le champ Objet, ajoutez la ligne d'objet et sélectionnez une valeur dans la boîte de dialogue Contenu dynamique qui s’ouvre.
   Par exemple :
   
5. Dans l'éditeur de Corps, fournissez le contenu de l'email et sélectionnez les valeurs appropriées dans la boîte de dialogue Contenu dynamique qui s’ouvre.
   Par exemple : 
   

Étape 4 : Définir le Contenu de la Notification

1. Cliquez sur + Nouveau Pas.
   La boîte de dialogue Choisir une action s’ouvre.
2. Recherchez le Connecteur Staffbase et sélectionnez-le.
3. Sélectionnez l'action Notifications : Envoyer une Notification.
4. Dans le champ Destinataires, sélectionnez l'identifiant de l'utilisateur qui a soumis la demande dans la boîte de dialogue Contenu dynamique.
   Par exemple, sélectionnez le champ _3 pour identifier l'utilisateur.
   
   
   Assurez-vous d'avoir déjà défini l'identifiant pour vos utilisateurs afin de recevoir la notification.
5. Dans le champ Locale du Contenu, fournissez l'identifiant de la langue. Par exemple, en_US pour l'anglais américain.
6. Dans le champ Titre du Contenu, fournissez votre message de notification et sélectionnez les valeurs appropriées dans la boîte de dialogue Contenu dynamique qui s’ouvre.
   
7. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez configuré le flux de travail avec votre formulaire.

Informations supplémentaires utiles

Une fois que vous avez créé le flux de travail, vous pouvez :

• Tester le flux de travail que vous avez créé
• Récupérer l'URL de déclenchement pour intégrer le flux de travail Power Automate avec l'extension Forms