Les politiques et documents importants évoluent constamment, et Staffbase vous offre la possibilité de remplacer les fichiers de manière centralisée depuis le Gestionnaire de fichiers pour actualiser toutes les instances du fichier où qu'elles se trouvent. Qu'il s'agisse d'un document FAQ, d'un organigramme ou d'une mise à jour de politique et de directives, vous pouvez actualiser le document avec la dernière version en remplaçant le fichier existant par la version la plus récente.

L'URL du fichier remplacé reste la même que celle du fichier original pour éviter les liens brisés dans les publications, pages, emails et autres endroits où le fichier était lié. Cela permet aux utilisateurs qui ont déjà reçu un lien vers le document d'accéder au fichier le plus récent.

Directives de Remplacement de Fichier

• Fichiers Média : Vous pouvez remplacer des images, vidéos et fichiers audio par d'autres fichiers du même format média, même s'ils ne sont pas du même type de fichier. Par exemple, vous pouvez remplacer un JPG par un PNG ou HEIC, car même s'ils ne sont pas du même type de fichier, ce sont tous deux des images. Il en va de même pour les vidéos et les fichiers audio.
  
  Lorsque vous remplacez une image, cela peut parfois prendre jusqu'à 15 minutes pour que le changement soit visible.
• Documents et Autres Fichiers Courants : Vous pouvez remplacer des documents et autres fichiers courants uniquement par le même type de fichier. Par exemple, PDF par PDF, document Word par un autre document Word, zip par zip, ou fichier csv par fichier csv.
• Utilisation du Fichier : Vérifiez dans quel contenu le fichier est utilisé pour connaître sa portée avant de mettre à jour le document.

Rôles

• Tous les utilisateurs du Studio peuvent remplacer les fichiers qu'ils ont importés.
• Les administrateurs système peuvent remplacer les fichiers importés par tous les utilisateurs.

Informations sur le Fichier

	Aperçu pour vérifier que vous êtes sur le bon fichier en visualisant l'image d'aperçu. Une image d'aperçu est disponible uniquement pour les images, vidéos et PDFs.
	Métadonnées fournit les détails du fichier, y compris la taille, le nombre d'endroits où il est utilisé, la date d'importation et les informations sur l'importateur.
	Nouveau Fichier permet de remplacer un fichier.
	Note de Mise à Jour permet d'ajouter une raison pour le remplacement du fichier, qui est enregistrée dans l'historique des versions du fichier.
	Historique des Versions vous montre qui a mis à jour le fichier, quand il a été mis à jour et pourquoi.

Mise à Jour d'un Fichier dans le Gestionnaire de Fichiers

1. Dans le Studio, accédez à Fichiers.
   La page Gestionnaire de fichiers s’ouvre.
2. Cliquez sur les trois points du fichier que vous souhaitez remplacer.
   
   
3. Cliquez sur Remplacer le fichier.
   La boîte de dialogue Remplacer le fichier s’ouvre.
   
   
4. Dans le champ Nouveau Fichier, cliquez sur Sélectionner depuis l'Ordinateur pour choisir un fichier depuis votre appareil.
   Optionnellement, glissez-déposez un fichier dans le champ.
   
   Le nom du document reste le même même si vous importez un nouveau document avec un nom différent. Ainsi, ajouter des numéros de version ou des dates, comme document_v2 et document_Jan2024, lors de l'importation de nouveaux documents n'affecte pas le nom du document.
5. Optionnellement, utilisez l'icône de corbeille si vous avez importé un document incorrect et répétez l'étape 4.
   
   
6. Dans le champ Note de Mise à Jour, ajoutez les détails de ce qui a changé dans le fichier.
7. Cliquez sur Remplacer.

Vous avez remplacé le fichier avec succès.