Office 365 und SharePoint Online bieten wesentliche Funktionen für das Dokumenten- und Metadatenmanagement. Mit dieser neuen und einfachen Integration wird die Staffbase-Plattform zum zentralen Einstiegspunkt, der Office 365 und SharePoint Online nahtlosen zu einem digitalen Arbeitsplatz verbindet.

Sie können nun Dokumente aus Office 365 in Ihrer Mitarbeiter-App anzeigen. Zum einen können Sie Ihre zuletzt geöffneten Dokumente oder Dateien anzeigen. Oder Sie erstellen eine sortierte und bei Bedarf gefilterte Dateiliste, die Dateien einer ausgewählten SharePoint Online-Dokumentbibliothek von einer beliebigen SharePoint Online-Website anzeigt. Die SharePoint-Online-Dateien werden in der Mitarbeiter-App angezeigt und wenn Nutzer ein Dokument öffnet, wird er an Office 365 weitergeleitet. Diese Integration macht die Staffbase-Plattform zu einem Einstieg in den digitalen Arbeitsplatz, ohne die Kernfunktionalität Ihrer Kollaborationssysteme zu beeinträchtigen.

Installation und Konfiguration des Office 365 Files Plugins in Staffbase

• Bei der ersten Installation des Plugins benötigen Sie die Rolle Global Administrator (Office 365).
• Nach erfolgreicher Installation können alle Office 365 File Lists von normalen Office-365-Benutzern hinzugefügt und konfiguriert werden.
• Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager, um das Office 365 Files Plugin aktivieren zu lassen.

Office 365 Files Plugins zu Ihrer App hinzufügen

1. Navigieren Sie im Adminbereich zu Plugin hinzufügen.
2. Gehen Sie zum Office 365 File List Plugin.
   Das Plugin wird installiert.
   Es öffnet sich direkt der Dialog File List hinzufügen zum Hinzufügen der ersten File List.
   
   
3. Geben Sie einen Titel für die File List an und legen Sie die Sichtbarkeit fest.
4. Klicken Sie auf File List hinzufügen.
   Sie haben das Office 365 Files-Plugin und Ihre erste File List hinzugefügt. Später können Sie jederzeit weitere File Lists hinzufügen.

Zugriff auf SharePoint Online über die App einrichten

Wenn Sie das Plugin zum ersten Mal aufrufen, müssen Sie die Zugriffsberechtigung für Ihre App einrichten.

1. Öffnen Sie im Adminbereich die Office 365 File List.
   Die Seite zum Anmelden beim Office 365 Konto wird geöffnet.
   
   
2. Klicken Sie auf Anmelden und befolgen Sie die Schritte, um sich bei Ihrem Microsoft-Konto anzumelden.
   Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen für die Zustimmung im Namen Ihrer Organisation aktiviert ist, und klicken Sie auf Annehmen.
3. Gehen Sie zurück zum Adminbereich, um die Office 365 File List weiter zu konfigurieren.

Office 365 File List konfigurieren

Sie können konfigurieren, wie die SharePoint Online Files in Ihrer App angezeigt werden. Wählen Sie für jede File List eine der folgenden Optionen:

Ausgewählte Bibliothek

Zeigen Sie SharePoint-Online-Dateien aus einer Bibliothek einer beliebigen SharePoint-Online-Webseite an.

Zuletzt verwendete Dateien

Zeigen Sie die Dateien an, die zuletzt in SharePoint Online und OneDrive geändert oder angesehen wurden.

Liste mit ausgewählter Bibliothek konfigurieren

Sie müssen bei Microsoft Office angemeldet sein, um die Einstellungen zu konfigurieren.

1. Öffnen Sie im Adminbereich die Office 365 File List.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie bei Microsoft angemeldet sind.
3. Wählen Sie den Listentyp Ausgewählte Bibliothek.
   
   
4. Klicken Sie auf Weiter.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü Ausgewählte Bibliothek.
6. Wählen Sie eine SharePoint Online Website und Dokumentbibliothek.
   
   
7. Definieren Sie die sichtbaren Spalten, die Sortierreihenfolge und die Anzahl der anzuzeigenden Dateien.
   

Liste mit zuletzt verwendeten Dateien konfigurieren

• Sie müssen bei Microsoft Office angemeldet sein, um die Einstellungen zu konfigurieren.

1. Öffnen Sie im Adminbereich die Office 365 File List.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie bei Microsoft angemeldet sind.
3. Wählen Sie den Listentyp Zuletzt verwendete Dateien.
4. Klicken Sie auf Weiter.
5. Definieren Sie die sichtbaren Spalten, die Sortierreihenfolge und die Anzahl der anzuzeigenden Dateien.
   
   
6. Klicken Sie auf Speichern.

Office 365 File List in der App veröffentlichen

1. Navigieren Sie im Adminbereich zur Office 365 File List, die Sie veröffentlichen möchten.
2. Klicken Sie auf Office 365 File List veröffentlichen.
   
   

Wie sieht die Office 365 File List für meine Mitarbeiter aus?

Auf einem mobilen Gerät wird die Office 365 File List im In-App-Browser geöffnet: In diesem Beispiel werden Dateien aus einer ausgewählten Bibliothek angezeigt.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter-App im Internetbrowser verwenden, ist die Office 365 File List in die Web-App integriert. In diesem Beispiel werden zuletzt verwendeten Dateien angezeigt.